ANALISIS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA & MANAJEMEN RESIKO PADA MANAJEMEN PROYEK PADA PT TELKOM INDONESIA TBK

ANALISIS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA & MANAJEMEN RESIKO PADA MANAJEMEN PROYEK PADA

PT TELKOM INDONESIA TBK

Artika Priananda, Ichsan Nur Rahmanto, Nuraenie Oktavianthie, Pradita Dyah Ayu P, Riski Serina Safitri

Manajemen Proses Bisnis, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Mercu Buana

Jl. Meruya Selatan No.31, Kota Jakarta Barat 11610, telp. (021) 5840816

 

 

Abstrak

 

Perencanaan SDM juga harus memperhatikan kendala  –   kendala yang ada seperti standar kemampuan SDM, manusia itu sendiri, situasi SDM serta peraturan pemerintah. Apabila kendala ini dapat dihindarkan maupun diatasi maka perencanaan SDM akan bermanfaat untuk memajukan PT. Telekomunikasi Indonesia Tbk. Dalam upaya bertransformasi menjadi digital telecommunication company, Telkom Group mengimplementasikan strategi bisnis dan operasional perusahaan yang berorientasi kepada pelanggan (customer-oriented).

 

Memahami dan mengerti kebutuhan serta ekspektasi pemangku kepentingan adalah bagian penting dari pengelolaan GCG untuk mewujudkan kesetaraan berkeadilan bagi pemangku kepentingan. Melalui budaya perusahaan “The Telkom Way”, manajemen berusaha untuk menumbuhkan tata nilai dan budaya Perusahaan dengan cara pemahaman dikalangan karyawan akan nilai-nilai yang harus senantiasa disampaikan kepada semua pemangku kepentingan dan menjadikannya sebagai pusat inspirasi termasuk norma dan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan

 

Kata Kunci: Manajemen, Manajemen Komunikasi, Manajemen Resiko

1.      PENDAHULUAN

            PT Telkom Indonesia (Persero) Tbk adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang jasa layanan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dan jaringan telekomunikasi di Indonesia. Pemegang saham mayoritas Telkom adalah Pemerintah Republik Indonesia sebesar 52.09%, sedangkan 47.91% sisanya dikuasai oleh publik. Saham Telkom diperdagangkan di Bursa Efek Indonesia (BEI) dengan kode “TLKM” dan New York Stock Exchange (NYSE) dengan kode “TLK”.

            Perencanaan SDM juga harus memperhatikan kendala  –   kendala yang ada seperti standar kemampuan SDM, manusia itu sendiri, situasi SDM serta peraturan pemerintah. Apabila kendala ini dapat dihindarkan maupun diatasi maka perencanaan SDM akan bermanfaat untuk memajukan PT. Telekomunikasi Indonesia Tbk. Adapun sistem kerja dan kebijakan dari PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Diera globalisasi ini PT. Telkom telah merubah kebijakan sistem kerja karyawan yaitu dengan menciptakan anak perusahaan atau berbentuk Mitra, dimana didalam perusahaan Telkom yang beralih menjadi perusahaan yang berbentuk mitra ini karyawan PT. Telkom tidak menetap disatu perusahaan tertentu. Para karyawan PT .Telkom saat ini lebih banyak meninjau kelapangan secara langsung dengan melakukan rolling atau perputaran karyawan.

            Dalam upaya bertransformasi menjadi digital telecommunication company, Telkom Group mengimplementasikan strategi bisnis dan operasional perusahaan yang berorientasi kepada pelanggan (customer-oriented). Transformasi tersebut akan membuat organisasi Telkom Group menjadi lebih lean (ramping) dan agile (lincah) dalam beradaptasi dengan perubahan industri telekomunikasi yang berlangsung sangat cepat. Organisasi yang baru juga diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam menciptakan customer experience yang berkualitas.

 

2.      LITERATUR TEORI

2.1  Definisi Manajemen SDM         

      Manajemen proyek yang sukses tidak terlepas dari struktur organisasi yang bukan hanya peran saru orang namun terdiri dari sekelompok orang untuk didedikasikan dalam pencapaian tujuan organisasi. manajemen proyek SDM terdiri dari: owner, project manager, assistant project manager, project office, project team.   

1.      Terdapat lima pertimbangan sebelum menjalankan fungsi kepagawaian, yaitu:  Apa syarat menjadi manajer proyek sukses? 

2.      Siapa yang menjadi anggota tim? 

3.      Anggota proyek mana yg akan ditugaskan pada proyek tersebut?

4.      Masalah apa yang mungkin terjadi selama masa perekrutan? 

5.      Apa yang terjadi jika di hilir kehilangan anggota tim kunci? 

 

2.2  Procurement Management Process

        Procurement management merupakan mengelola proses pembelian atau memperoleh produk, jasa, atau hasil yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Sedangkan pengadaan adalah mendapatkan barang dan/atau layanan dari sumber luar. Unsur lain dalam pelaksanaan procurement adalah kontrak, kontrak adalah suatu kesepakatan yang saling mengikat kewajiban antara penjual untuk menyediakan produk atau jasa dan pembeli untuk membayar. Kontrak dapat memperjelas tanggung jawab dan kewajiban para pihak dan mengikat secara hukum.

 

Perencanaan

-       Tahap pertama dalam perencanaan pengadaan adalah menentukan apa yang harus diadakan, kapan, dan bagaimana.

-       Mengidentifikasi kebutuhan proyek terbaik yang dapat dipenuhi denganmenggunakan produk atau jasa di luar organisasi.

-       Make or buy analysis: yaitu Teknik untuk menentukan apakah suatu organisasi harus membuat/melakukan suatu produk/jasa tertentu dalam organisasi atau membeli kepada pihak luar.

-       Ahli, artinya individu baik secara internal ataupun eksternal yang memberikan masukan yang berharga dalam pengambilan keputusan pengadaan.

      Metode yang dapat digunakan dalam penyedia barang, seperti: e-purchasing; pengadaan langsung; penunjukkan langsung; tender cepat; dan tender. Sedangkan penyedia jasa: seleksi; pengadaan langsung; dan penunjukkan langsung.

 

Jenis Kontrak

      Dalam kontrak harus menguraikan persyaratan produk atau jasa yang diinginkan dari pengadaan dan mengidentifikasi sumber-sumber potensial penyedia jasa (kontraktor, pemasok, atau penyedia layanan lainnya). Jenis kontrak yang dapat digunakan dalam pengadaan pada pekerjaan konstruksi/jasa lainnya, seperti: lumpsum, harga satuan, terima jadi, kontrak payung. Sedangkan pada jasa konsultasi, seperti: lumpsum, waktu penugasan, dan kontrak payung.

 

Tahapan proses pengadaan barang/jasa

1.      Rencana umum pengadaan (RUP), yaitu bertanggung jawab dalam penyusunan Rencana Umum Pengadaan untuk: a) melakukan identifikasi kebutuhan; b) menetapkan kewajiban umum; memeriksa dan mengesahkan RAB; d memeriksa dan mengesahkan.

2.      Alokasi anggaran, bertanggung jawab dalam alokasi anggaran untuk: a) mengalokasikan anggaran kegiatan dalam rencana kerja dan anggaran; b) mengalokasikan anggaran kegiatan dalam daftar isian pelaksanaan anggaran.

3.      Reviu Rencana Umum Pengadaan, bertanggung jawab dalam reviu RUP untuk kebijakan umum; meriviu ulang RAB, dan KAK.

4.      Rencana pelaksanaan pengadaan, bertanggung jawab dalam Menyusun RPP untuk: Menyusun spesifikasi teknis/KAK teknis kegiatan, Menyusun HPS, Menyusun rencana kontrak.

5.      Reviu rencana pelaksanaan pengadaan

6.      Rencana pemilihan penyedia

7.      Melaksanaan proses pemilihan.

 

 

Meminta Tanggapan Penyedian Jasa

      Melakukan pengumuman atau undangan kepada pihak penyedia barang/jasa dengan menyiapkan beberapa dokumen seperti proposal atau penawaran.

 

Memilih Penyedia Barang/Jasa

      Proses evaluasi organisasi melalui berkas proposal dan penawaran yang diajukan dari penyedia, memilih yang terbaik, dan negosiasi jika diperbolehkan.

 

Administrasi Kontrak

      Setelah menyelesaikan tahap evaliasi dalam memilih penyedia barang/jasa maka tahap selanjutnya adalah mengelola hubungan dengan penyedia, yakni memastikan bawa kinerja penyedia jasa memenuhi persyaratan kontrak, professional hukum dan kontrak yang terlibat dalam menulis dan administrasi, Ketika manajer proyek mengabaikan masalah kontraktual dapat menyebabkan masalah serius.

 

Penutupan Kontrak

      Pada saat penutupan kontrak aktivitas mencakup menyelesaikan dan menetapkan di kontrak dan menyelesaikan setiap item terbuka. Tim proyek harus: menentukan apakah semua pekerjaan selesai dengan benar dan memuaskan; memperbaharui catatan untuk mencerminkan hasil akhir; mengarsipkan informasi untuk penggunaan di masa depan. Kontrak harus mencakup persyaratan untuk diterima secara formal dan penutupan. Alat bantu dalam penutupan kontrak dapat berupa audit pengadaan mengidentifikasi pelajaran yang diperoleh dalam proses pengadaan. Sistem manajemen pencatatan memberikan kemampuan dengan mudah mengatur, menemukan, dan arsip dokumen yang terkait dengan pengadaan.

 

2.3  Time Management Process

        Manajemen waktu proyek merupakan tahapan mendefinisikan proses yang perlu dilakukan selama proyek berlangsung berkaitan dengan penjaminan agar proyek dapat berjalan tepat waktu dengan tetap memperhatikan keterbatasan biaya serta penjagaan kualitas produk/jasa/hasil dari proyek.   

 

Tahap-tahap manajemen waktu proyek

1.      Definisikan aktivitas

Mengidentifikasi jadwal aktivitas yang harus dilaksanakan secara spesifik untuk memproduksi hasil-hasil proyek.

2.      Pengurutan aktivitas

Mengidentivikasi dan mendokumentasikan keterkaitan antar satu aktivitas dengan aktivitas lainnya.

3.      Estimasi kebutuhan aktivitas

Estimasi jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas yang sudah terjadwal.

4.      Estimasi durasi aktivitas

Estimasi periode yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dari setiap aktivitas.

5.      Membangun jadwal

Menganalisis urutan aktivitas, durasi, sumber daya yang dibutuhkan dan tantangan pemenuhan jadwal sampai terbentuknya jadwal pelaksanaan proyek.

6.      Mengendalikan jadwal

 

Daftar Aktivitas (Activity List)

        Daftar aktivitas dibuat berdasarkan WBS dan WBS Dictionary; Project Deliverables, hambatan dan asumsi yang tertera dalam scope statement juga menjadi bahan pertimbangan Ketika membangun Activity List. Sebaiknya dibuat berdasarkan standar/template activity list yang telah biasa digunakan oleh organisasi yang bersangkutan.

Terdapat informasi yang mendukung dalam atribut aktivitas, yaitu:

·         Identitas aktivitas, kode aktivitas, deskripsi aktivitas, aktivitas pendahuluanya, aktivitas yang mengikutinya, relasi logis antar aktivitas, hal yang mempercepat dan yang mungkin memperlambat aktivitas, sumber daya yang dibutuhkan, tantangan dan hambatan serta asumsi.

·         Orang yang bertanggung jawab dalam mengeksekusi suatu pekerjaan.

·         Area geografis atau tempat pekerjaan harus dilakukan.

·         Tipe aktivitas, misalnya apakah suatu aktivitas harus dikerjakan dengan pembagian dan bertahap atau merupakan satu kesatuan pekerjaan yang dapat berdiri sendiri.

        Milestone list merupakan daftar peristiwa yang menjadi pananda selesainya suatu pekerjaan, misalnya tanggal, produk yang dihasilkan, laporan, dan sebagainya. Milestone list ini berguna untuk memonitoring kemajuan proyek. Kriteria SMART dalam membuat milestones, yaitu Spesific, measurable, assignable, realistic, time framed.

 

Urutan aktivitas dapat digambarkan dengan berbagai diagram seperti

1.      Network diagram dan critical path analysis

Diagram ini juga disebut dengan activity on arrow (AOA) project network diagrams, setiap aktivitas direpresentasikan sebagai tanda panah. note atau lingkaran sebagai penanda awal dan akhir sebuah aktivitas. Diagram ini hanya dapat menunjukkan ketergantungan dari awal ke akhir. Berikut ini merupakan contoh diagram.

2.      Precedence diagram

Diagram ini merepresentasikan aktivitas oleh kotak-kotak, tanda panah menunjukkan relasi antar aktivitas. Selain itu diagram ini lebih popular dibandingkan ADM dan banyak digunakan dalam manajemen proyek perangkat. Dibandingkan ADM diagram ini lebih baik dalam memperlihatkan berbagai tipe ketergantungan.

 

Estimasi Durasi Aktivitas

     Setelah mendefinisikan aktivitas serta urutannya, Langkah selanjutnya dalam manajemen adalah mengestimasi durasi yang dibutuhkan oleh aktivitas-aktivitas tsb. Durasi merupakan jumlah aktual waktu yang dibutuhkan untuk bekerja ditambah dengan waktu. Effort adalah jumlah hari atau jumlah jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Orang yang melakukan/bertanggung jawab dengan sebuah aktivitas atau pekerjaan sebaiknya turut serta dalam mengestimasi durasi aktivitas, sedang para ahli memberi masukan dan mengevaluasi hasilnya.

 

Membangun Jadwal

     Dalam membangun jadwal gunakanlah hasil proses manajemen waktu sebelumnya. Sehingga lebih mudah dalam menentukan tanggal awal dan tanggal akhir dari sebuah aktivitas. Tujuan utama dari proses ini adalah membangun jadwal yang realistis sebagai dasar dalam memonitor kemajuan proyek berkaitan dengan keterbatasan waktu. Alat yang dapat digunakan antara lain : Gantt Charts, PERT analysis, critical pathanalysis, dan critical chain scheduling.

 

Mengendalikan Perubahan Jadwal Proyek

     Cara untukmengendalikan perubahan jadwal selama proyek berjalan yaitu, 1) lakukan pemeriksaan jadwal secara teratur; 2) Jangan berpikir bahwa setiap orang dapat bekerja dengan kapasitas 100% setiap saat; 3) Lakukan rapat yang menyatakan kemajuan proyek dengan stakeholders dan nyatakanlah keadaan dengan jelas dan jujur dalam mengkomunikasikan isu-isu yang berkaitan dengan jadwal.

 

2.4  Cost Management Process

       Biaya merupakan suatu sumber daya yang dikeluarkan untuk mencapai sasaran yang  bersifat khusus. Biaya biasanya diukur dengan satuan uang seperti rupiah, dolar atau mata uang lainnya. Sedangkan manajemen Biaya Proyek adalah suatu proses atau kegiatan yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek akan dapat diselesaikan dalam suatu anggaran yang telah disetujui. Manajemen biaya menjadi perhatiaan karena, 1) Proyek IT mempunyai track record yang buruk dalam hal penggunaan biaya untuk mencapai sasaran proyek; 2) Hasil studi yang dilakukan oleh CHAOS menjelaskan bahwa sejak tahun 1995, ratarata penggunaan biaya mencapai 189% di atas perkiraan biaya asli, namun mengalami peningkatan hingga 45% pada studi yang dilakukan pada tahun 2001.

       Berdasarkan fase-fase proyek, penerapan manajemen biaya diterapkan pada fase Perencanaan dan selebihnya pada fase Pengendalian. Kegiatan manajemen biaya proyek pada fase planning meliputi: Perencanaan sumber daya, estimasi biaya dan anggaran biaya. Sedangkan pada fase pengendalian kegiatannya adalah pengendalian biaya proyek.

 

Proses yang dilakukan dalam manajemen biaya proyek meliputi:

Perencanaan sumber daya

       Menentukan sumber daya apa saja yang digunakan dan berapa jumlahnya. Sifat alami dari suatu proyek atau organisasi akan mempengaruhi perencanaan sumber daya. Perencanaan sumber daya ini pada prinsipnya membuat rencana kebutuhan berbagai sumber daya (khususnya material, SDM, biaya dll) berdasarkan aktivitas pekerjaan dalam suatu proyek. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain:

·         Bagaimana tingkat kesulitan pekerjaan dalam proyek tersebut?

·         Apakah terdapat statemen khusus tentang lingkup (scope) proyek yang akan mempengaruhi penggunaan sumber daya?

·         Apakah organisasi tersebut pernah melakukan kegiatan atau proyek yang serupa, sehingga dapat dipakai untuk acuan penggunaan sumber daya?

·         Apakah organisasi mempunyai orang-orang, peralatan, dan material yang tersedia dan mampu untuk melakukan pekerjaan di dalam proyek?

·         Apakah organisasi membutuhkan sumberdaya lebih besar untuk menyelesaikan pekerjaan? Bagaimana melakukan outsourcing beberapa pekerjaan?

·         Apakah ada kebijakan organisasi yang mempengaruhi ketersediaan sumber daya?

 

Estimasi Biaya

       Menyusun suatu perkiraan biaya dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek. Melakukan estimasi biaya berdasarkan siklus waktu terdapat tiga tipe yaitu gambaran kasar, sedang dan detail. Gambaran kasar dilakukan jika waktu pelaksanaan proyek sangat lama (3-5 tahun), sedang jika pelaksanaan proyek antara 1-2 tahun, dan estimasi detail jika pelaksanaan proyek kurang dari 1 tahun.   

 

Tool dan Teknik Estimasi Biaya

1.      Pendekatan atas-bawah: menggunakan harga riil proyek sejenis yang sebelumnya pernah dikerjakan untuk perkiraan biaya yang baru.

2.      Pendekatan bawah-atas: menaksir materi pekerjaan secara rinci dan menjumlahkan secara keseluruhan untuk menentukan biaya total proyek.

3.      Pendekatan parametrrik: membuat perkiraan biaya proyek dengan menggunakan model matematika berdasarkan variabel atau karakteristik proyek.

Contoh Tool:

COCOMO (Constructive Cost Model) yang dikembangkan oleh Barry Boehm: software yang digunakan untuk menyusun estimasi biaya proyek

 

Jenis-jenis Masalah Yang Berkaitan dengan Estimasi Biaya

•      Menyusun estimasi untuk suatu proyek yang sangat besar adalah tugas yang sangat kompleks dimana estimasi harus dilakukan pada berbagai langkah-langkah atau aktivitas pekerjaan dalam proyek.

•      Banyak orang yang melakukan estimasi hanya mempunyai sedikit pengalaman sebelumnya. Untuk menghindari hal tersebut, mungkin perlu dilakukan pelatihan dan pembimbingan penyusunan anggaran.

•      Banyak orang cenderung meremehkan kegiatan estimasi ini sehingga pada akhirnya banyak perkiraan yang bias/menyimpang. Penyimpangan ini dapat dihindari dengan melakukan review/tinjauan/presentasi anggaran biaya atau dengan pendapat untuk meyakinkan bahwa anggaran biaya tidak menyimpang.

•      Pihak manajemen biasanya menginginkan informasi jumlah biaya proyek dan bukan estimasi riil atas suatu proyek. Manajer proyek harus melakukan negosiasi dengan pihak sponsor proyek untuk menentukan biaya proyek yang realistis.

 

Penganggaran Biaya

       Membuat suatu alokasi perkiraan biaya secara menyeluruh ke dalam rincian pekerjaan untuk menetapkan suatu baseline sebagai ukuran kinerja. Salah satu keluaran dari manajemen biaya proyek yang paling penting adalah suatu perkiraan anggaran biaya yang melibatkan alokasi perkiraan biaya proyek ke item-item materi pekerjaan dan menyediakan suatu pedoman pembiayaan. Sebagai contoh: Pada proyek penggantian system bisnis di atas, total anggaran biaya untuk pengadaan hardware dan maintenance pada tahun 97 (FY97) sebesar $270,000, pemeliharaan software sebesar $250,000 dan sebagainya.  

 

Pengendalian Biaya

       Melakukan pengendalian terhadap perubahan-perubahan pada anggaran proyek. Pengendalian biaya proyek meliputi:

-       Monitoring penggunaan biaya;

-       Memastikan bahwa perubahan biaya proyek sudah tercakup dalam anggaran biaya yang direvisi dalam pedoman anggaran biaya;

-       Memberikan informasi kepada stakeholder proyek terhadap perubahan-perubahan yang mempengaruhi biaya proyek.

 

Earned Value Management (EVM)

       Disebut juga EVA (Earned Value Analysis), adalah teknik pengukuran kinerja proyek dengan mengintegrasikan antara data-data scope, waktu dan biaya proyek. EVM meliputi penghitungan 3 nilai untuk tiap aktivitas proyek atau ringkasan aktivitas pada WBS proyek, yaitu PV (planned value), AC (actual cost) dan EV (earned value).

-       PV (planned value) adalah biaya yang dianggarkan pada pekerjaan yang terjadwal.

-       AC (actual cost) adalah biaya aktual yang dikeluarkan untuk tiap pekerjaan yang terjadwal.

-       EV (earned value) adalah biaya yang dikeluarkan berdasarkan kinerja pencapaian pekerjaan.

Besaran-besaran lain yang dihitung dalam EVM:

-       CV (Cost Variance) adalah selisih antara estimasi biaya pencapaian aktivitas (EV) dengan biaya aktual (AC). Menunjukkan

-       SV (Schedule Variance) adalah selisih antara estimasi biaya pencapaian aktivitas (EV) dengan estimasi penyelesaian aktivitas (PV).

-       CPI (Cost Performance Index) adalah rasio antara EV dengan AC, menunjukkan tingkat penyerapan biaya berdasarkan pencapaian pekerjaan/aktivitas.

-       SPI (Schedule Performance Index) adalah rasio antara EV dengan PV, menunjukkan tingkat penyerapan biaya berdasarkan estimasi biaya yang sudah dianggarkan.

Catatan:

-       Biaya varian (CV dan SV) yang bernilai negatif mengindikasikan ada masalah dalam proyek, dimana biaya yang dikeluarkan melebihi biaya yang telah direncanakan.

-       CPI dan SPI di bawah 100%mengindikasikan adanya masalah.

 

3.      PEMBAHASAN

3.1  Perencanaan Sumber Daya Manusia PT Telekomunikasi Indonesia Tbk

      Perencanaan sumber daya manusia dicirikan oleh suatu keterkaitan utama antara perencanaan strategis dan manajemen sumber daya manusia. Perencanaan SDM merupakan proses pengambilan keputusan dalam menyewa dan menempatkan staf dalam perusahaan. Keduanya melibatkan rancangan kerja, rekrutmen, skrining, kompensasi, pelatihan, promosi dan kebijakan pekerjaan.

      Peramalan kebutuhan SDM pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk kebutuhan atau permintaan SDM dimasa yang akan datang merupakan titik utama kegiatan perencanaan SDM. Hampir semua organisasi harus membuat prediksi atau perkiraan kebutuhan sumber daya manusianya dimasa datang. Untuk itu perlu identifikasi berbagai tantangan yang mempengaruhi kebutuhan SDM tersebut.

      Dalam meramalkan kebutuhan SDM dapat dilakukan dengan :

1.      Metode Matematis : analisis regresi, model simulasi, faktor produktivitas, rasio kepegawaian.

2.      Metode Penilaian : Perkiraan, aturan, thikdelphi, kelompok nominal. Adapun hal yang perlu diperhatikan dalam peramalan kebutuhan sumber daya manusia adalah :

1.      Kondisi Eksternal yang meliputi Ekonomi dan sosial politik, undang-undang dan peraturan pemerintah, masyarakat, angkatan kerja dan perkembangan teknologi.

2.      Persyaratan SDM dimasa mendatang meliputi penentuan persyaratan SDM yang dibutuhkan dimasa mendatang selain dipengaruhi oleh faktor eksternal,  juga ditentukan oleh organisasi dan rancangan pekerjaan, perencanaan dan anggaran, kebijaksanaan manajemen dan filosofi organisasi, sistem dan teknologi dalam organisasi, tujuan dan rencana organisasi, persyaratan SDM yang dibutuhkan dimasa mendatang berpengaruh langsung pada prakiraan kebutuhan (jumlah dan jenis) SDM di masa mendatang.

3.      Ketersediaan SDM dimasa mendatang yang dapat diprediksi melalui Inventarisasi bakat yang ada saat ini, prakiraan pengurangan pegawai, prakiraan perpindahan dan pengembangan, pengaruh pasca program SDM.

4.      Prakiraan kebutuhan SDM, Dari faktor  –   faktor diatas bahwa kebutuhan SDM dapat diprediksi. Yang perlu di ingat dalam melaksanakan prakiraan kebutuhan SDM adalah kebutuhan tersebut harus dibedakan. Apakah kebutuhan tersebut bersifat segera atau untuk waktu yang cukup lama. Disamping itu juga perlu dipertimbangkan tingkah upah eksternal, ada tidaknya penurunan jumlah pegawai atau realokasi pegawai, perbaikan dan pengembangan pegawai.

      Dalam perhitungan pegawai ini juga digunakan metode rasio. Metode ini menggunakan jumlah tempat tidur sebagai denominator personal yang diperlukan. Metode ini paling sering digunakan karena sederhana dan mudah. Metode ini hanya mengetahui jumlah personal secara total tetapi tidak bisa mengetahui produktifitas SDM PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk dan kapan personal tersebut dibutuhkan oleh setiap unit atau bagian tertentu yang membutuhkan bisa digunakan bila kemampuan dan sumber daya untuk perencanaan personal terbatas, jenis, tipe dan volume pelayanan kesehatan relative stabil.

      Setelah mendapatkan gambaran tentang jumah SDM yang dibutuhkan PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk dimasa mendatang, maka perlu dirancang suatu program kearah tersebut. Rancangan atau rencana program tersebut meliputi dua hal besar, yaitu :

1.      Manajemen Kinerja, meliputi : hal-hal yang berkaitan dengan keorganisasian seperti aktifitas kerja, hubungan kerja, tanggung jawab kerja, dan kualitas kehidupan kerja.

2.      Manajemen Karir, meliputi: Sistem dan kebijakan PT Telekomunikasi Indonesia,Tbk yang terdiri dari rekrutmen, seleksi dan penempatan, promosi dan transfer dan pengembangan serta pemberentian.

      Setelah perencanaan SDM ditetapkan, kemudian dipikirkan beberapa cara alternative rekrutmen. Perlunya dipikirkan tentang alternative terhadap rekrutmen didasarkan pada pertimbangan bahwa rekrutmen memerlukan biaya yang tinggi, antara lain untuk proses riset interview, pembayaran fee agen rekrutmen, dan masalah relokasi dan pemrosesan pegawai baru. Disamping itu, para calon perawat yang diproses dalam rekrutmen serta dinyatakan lulus dalam seleksi. Kemudian diterima menjadi karyawan, nantinya akan sukar untuk di keluarkan (diberhentikan) meskipun mereka hanya memperlihatkan kinerja marjinal saja. Oleh karena itu PT Telekomunikasi Indonesia,Tbk harus mempertimbangkan secara hati-hati berbagai alternative sebelum melakukan rekrutmen.

3.2  Job Descriftion PT Telekomunikasi Indonesia Tbk

      Uraian jabatan rincian, pekerjaan yang bersisi informasi menyeluruh tentang tugas atau kewajiban, tanggungjawab dan kondisi  –   kondisi yang diperlukan apabila pekerjaan tersebut dikerjakan. Uraian tugas dan wewenang dari masing  –   masing bagian pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk adalah sebagai berikut :

1.      General Manager, Tugas General Manager antara lain :

a.       Mampu menjamin tercapainya target kinerja jaringan copper dan DSL Access Network dan mengimplenntasikan kebijakan manajemen operasi dan pemeliharaan system jaringan.

b.      Mampu menjamin tercapainya target kinerja sistem CPE dan mengimplementasikan kebijakan manajemen operasi dan pemeliharaan sistem.

c.       Mampu mengevaluasi, mengukur, memodifikasi, prossedur/system customer handling untuk tercapainya efektifitas cutomer handling untuk setiap pelanggan.

d.      Mampu mengembangkan kriteria pekerjaan autsourcing eksisting dengan mempertimbangkan kapabilitas internal dan eksternal sejalan dengan perubahan lingkungan bisnis yang kompetitif dan turbulens.

2.      Manajer Access area, Tugas manajer Acces Area antara lain :

a.       Monitoring anggaran operasional akses

b.      Monitoring kelancaran operasional di lapangan

c.       Menjustifikasi/ memutuskan hal-hal yang target untuk di eksekusi

3.      Manajer Operasional, Tugas manjer operasional :

a.       Merencanakan sasaran dan ruang lingkup project serta merinci aktivitas project dan penjadwalannya. Mampu melakukan monitoring dan reporting pelaksanaan project.

b.      Mengevaluasi kinerja systemcopper dan DSL Access Network dan memberikan solusi optimal sistem

c.       Mengevaluasikan kinerja sistem CPE dan memberikan solusi optimalisasi sistem.

d.      Menganalisis statistika gangguan dan menyusun progam penangan layanan pelanggan secara efektifitas dan efesien.

e.       Menganalisis secara statistika performasi layanan secara menyeluruh dan membuat rekomendasi solusi peningkatan performasi layanan.

4.      Manajer outsourching, Tugas outsourching antara lain :

a.       Mangevaluasi kinerja sistem copper dan DSL Access Network dan memberikan solusi optimalisasi sistem.

b.      Menganalisa dampak penerapan peraturan dan kebijakan yang berlaku.

c.       Menganalisa pelaksanaan outsourching eksisting dan sesuai dengan strategi kebijakan makro bidang SDM dan lingkungan bisnis.

d.      Mengidentifikasi partnership management yang tepat untuk perencanaan dan pengembangan kemitraan/ analisis untuk mendukung strategi perusahaan untuk implementasinya.

5.      Manager optimalisasi, Tugas manager optimalisasi antara lain :

a.       Mengevaluasi kinerja system copper dan DSL Access Network dan memberikan solusi optimalisasi system.

b.      Mengevaluasi kinerja system CPE dan memberikan solusi optimalisasi system.

c.       Mengevalusi kinerja system optical Access Network (OAN) dan memberikan solusi optimalisasi system.

d.      Mengalokasikan sumber daya dan memprediksi utilitas masinng-masing sumber daya untuk mencpai sasaran secara optimal . Mampu memprediksi anggaran project.

e.       Mengevalusi desain wirwline acces network sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan serta mampu membuat analisis kapabilitas dan menyusun project plan implementasi.

6.      Manager Gudang, Tugas manager gudang antara lain :

a.       Menerapkan perencanaan dan implementasi internal control.

b.       Melaksanakan pengelolaan inventory management.

c.       Menyusun produk hukum sesuai metode legal drafting.

d.      Menganlisis efekifitas dan efesiensi pengelolaan sumber penerimaan dan penggunaan kas, penyusunan proyeksi kas serta optimalisasi idle cash.

e.       Menganalisis proses pengelolaan dokumen sesuai dengan standar yang berlaku.

f.       Mampu menganalisis hasil hasil negosiasi dan memelihara hubungan yang positif dengan pihak lain dalam menyelesaikan masalah.   

7.      Asman CCA, Tugas Asman CCA anatara lain :

a.       Pemeliharaan saluran data dan internet.

b.      Perbaikan saluran pelanggan cluster.

c.       Pemeliharaan saluran LC (Led Cenal).

8.      Asman CAM (Cooper Acces Maintenace), Tugas Asman CAM antara ain :

a.       Pemeliharaan kabel primer dan sekunder tembaga.

b.      Penanggulangan gangguan kabel primer dan sekunder.

c.       Pembenahan jaringan.

9.      Asman MFRAN (Maintenance Fiber and Radio Access Network, Tugas Asman MFRAN antara lain :

a.       Pemeliharaan kabel optik dan radio.

b.      Penanggulangan gangguan kabel fiber optic dan radio.

c.       Monitoring availability perangkat MSOAN dan MSAN.

10.  Asman Daman (Data Management), Tugas Asman Daman antara lain :

a.       Purifikasi data jaringan.

b.      Updating gambar skematik.

11.  Asman CPE (Customer Premise Equipment), Tugas Asman CPE antara lain :

a.       Memonitor pasangan baru speedy sudah terinstall dengan baik dan benar.

b.      Mengendalikan gangguan speedy agar tetap sesuai dengan tolak ukur.

c.       Mengoptimalkan perangkat yang layak untuk broadband.

12.  Asman TOS (Technical Operation Support), Tugas Asman TOS antara lain :

a.       Mengkompulir kebutuhan material operasional penanggulangan gangguan.

b.      Mengendalikan anggaran dan kebutuhan operasional.

13.  SVP CPE, Tugas SVP CPE antara lain :

a.       Instalsi pasang baru speedy.

b.      Penanggulangan gangguan speedy sampai dengan perangkat pelanggan.

14.  SVP Publik Phone, Tugas SVP Publik Phone antara lain :

a.       Pemeliharaan telepon umum coin dan kartu.

b.      Pasang baru telepon umum coin dan kartu.

c.       Memilihara availability perangkat telepon umum agar tetap handal 100%.

3.3  Job Specification PT Telekomunikasi Indonesia Tbk

      Spesifikasi jabatan, merupakan suatu informasi tentang syarat  –   syarat yang diperlukan agar dapat mengaku suatu jabatan dengan baik.

1.      Management Traine, Persyaratan :

a.       Pendidikan : S1 (IPK minimal 3.00 dan usia maksimal 25), S2 (IPK minimal 3.50 dan usia maksimal 29 tahun).

b.      Jurusan : Teknik informatika, Teknik Elektro, Teknik Telekomunikasi, Teknik Industri, Psikologi (khusus S2), Ilmu komunikasi, Manajemen.

c.       Bersedia ditempatkan di seluruh wilayah kerja Telkom.

d.      Belum pernah mengikuti seleksi Telkom.

2.      Network Engineer, Persyaratan :

a.       Warga Negara Indonesia.

b.      Alumni institut teknologi sepuluh nopember (ITS).

c.       Telah menyelesaikan studi, dengan melampirkan ijazah atau SKL (Surat Keterangan Lulus).

d.      Pendidikan : S1/ S2.

e.       Jurusan : Teknik Elektro  –   Telekomunikasi.

f.       IPK : S1 = min 3.0 (skala 4.0), S2 = 3.25 (skala 4.0).

g.      Usia Maks : S1 = 25 tahun, S2 = 29 tahun (per 1 Juli 2013).

h.      Bersedia ditempatkan diseluruh wilayah kerja PT. Telkom.

i.        Belumm pernah mengikuti seleksi calon karyawan PT. Telkom.

3.      Information Technology Engineer, Persyaratan :

a.       Warga Negara Indonesia.

b.      Alumni institute teknologi sepuluh nopember (ITS).

c.       Telah menyelesaikan studi, dengan melampirkan ijazah atau SKL (Surat Keterangan Lulus).

d.      Pendidikan : S1 / S2.

e.       Jurusan : Teknik informatika.

f.       IPK : S1 = min 3.0 (skala 4.0), S2 = 3.25 (skala 4.0).

g.      Usia maks : S1 = 25 Tahun, S2 = 29 tahun (per 1 juli 2013).

h.      Bersedia ditempatkan di seluruh wilayah kerja PT. Telkom.

i.        Belum pernah mengikuti seleksi calon karyawan PT. Telkom.

4.      Marketing Officer, Persyaratan :

a.       Warga Negara Indonesia

b.      Alumni institute teknologi sepuluh nopember (ITS).

c.       Telah menyelesaikan studi, dengan melampirkan ijazah atau SKL (Surat Keterangan Lulus).

d.      Pendidikan : S1 / S2.

e.       Jurusan : Teknik Industri.

f.       IPK : S1 = min 3.0 (skala 4.0), S2 = 3.25 (skala 4.0).

g.       Usia Maks : S1 = 25 Tahun, S2 = 29 Tahun (per 1 juli 2013).

h.      Bersedia ditempatkan di seluruh wilayah kerja PT. Telkom.

i.        Belum pernah mengikuti seleksi calon karyawan PT. Telkom. 

5.      Marketing Officer, Persyaratan :

a.       Indonesia jurusan citizen S1/S2 Manajemen / Manajemen Bisnis (UI , UGM , ITB), Teknik industry (ITB,ITS).

b.      Terlampir ijasah (Cerificate Akademis) Atau SKL (Surat Keterangan Lulus).

c.       Min IPK 3.00 (S1) Dan 3,25 (S2).

d.      Max umur 25 Tahun (s1) Dan 29 Tahun (S2) Per 1Juli 2013.

e.       Bersedia ditempatkan di seluruh wilayah kerja PT Telkom.

f.       Pernah Berpartisipasi Dalam Tes seleksi di PT Telkom.

6.      Accounting Officer, Persyaratan :

a.       Citizen S1 Bahasa Indonesia / S2 Jurusan Akuntansi (UI)

b.      Terampir ijasah (Cerificate Akademis) Atau SKL (Surat Keterangan Lulus)

c.       Min IPK 3.00 (S1) Dan 3,25 (S2)

d.      Max Umur 25 Tahun (s1) Dan 29 Tahun (S2) per 1 juli 2013

e.       Bersedia Ditempatkan Di seluruh Wilayah Kerja PT Telkom

f.       Pernah berpartisipasi dalam tes seleksi di PT Telkom

7.      Legal Dan Compliance Officer, Persyaratan :

a.       Indonesian citizen jurusan S1/S2 Hukum (UI , UGM)

b.      Terlampir ijasah (Cerificate Akademis) Atau SKL (Sertifikat Wisuda)

c.       Min IPK 3.00 (s1) Dan 3.25 (S2)

d.      Max Umur 25 Tahun (s1) Dan 29 Tahun (S2) Per 1 juli 2013

e.       Bersedia Ditempatkan Di seluruh wilayah kerja PT Telkom

f.       Pernah Berpartisipasi Dalam Tes sleksi persyaratan Di PT Terkom

8.      Assessment Center Petugas, Persyaratan :

a.       Jurusan Citizen S1/S2 indonesia Di psikologi (UGM)

b.      Terlampir ijasah ( Cerificate Akademis) Atau SKL (Surat Keterangan Lulus)

c.       Min IPK 3.00 (S1) Dan 3,25 (S2)

d.      Max Umur 25 Tahun (S1 Tua) Dan 29 Tahun (S2) Per 1 juli 2013

e.       Bersedia Ditempatkan Di seluruh wilayah kerja PT Telkom

f.       Pernah berpartisipasi dalam tes seleksi di PT Telkom

9.      Finance Officer, Persyaratan :

a.       Jurusan Citizen S1/S2 Indonesia di bidang akuntansi , manajemen , keuangan (UGM)

b.      Terlampir ijasah (Cerificate akademis) Atau SKL ( Surat keterangan lulus)

c.       Min IPK 3.00 (S1) Dan 3,25 (S2)

d.      Usia mak 25 tahun (S1) Dan 29 Tahun (S2) Per 1 juli 2013

e.       Bersedia Ditempatkan di seluruh wilayah kerja PT Telkom

f.       Pernah Berpartisipasi Dalam Tes Seleksi Di Pt Telkom

10.  Jobs Description, Persyaratan :

a.       Pria/Wanita

b.      Usia Max 27 Tahun

c.       Min D3 dengan IPK min 2.50 (PTN) atau 2.75 (PTS)

d.      Tinggi dan Berat badan (Pria min 170cm dan perempuan min 165cm)

e.       Good Looking

f.       Mampu mengoperasikan computer

g.      Aktif berbahasa inggris

h.      Sehat jasmani dan rohani

i.        Bersedia berkerja dalam shifting dan di tempatkan di jabotabek 

j.        Lulus dan serangkaian seleksi

11.  Profgammer Project PT. Telkom, Persyaratan :

a.       Requirements Male/ Female

b.      Max 30 years old

c.       D3/ S1 majoring in informatics Engineering/ Computer science

d.      Ore other related majors Ekperinced as programmer ( at least once to make the application/ program )

e.       Have a god knowledge of Jave Familiar with Javascripts ( AJAX, JSON), MS-SQL, PHP Prefebly fresh Graduate/ entery level

f.       Ready to work immedidiately Ready to follow the selection process immediately Willing to join in programmer project Team.

12.  Marketing Supprort Requirements

a.       Pria memiliki kemampuan komunikasi yang baik, jujur, disiplin dan orientasi pada target kreatif dan mempunyai selera yang bagus tentang website ( dari segi design, layout, konten )

b.      Minimal pendidikan Diploma Mengusi computer Sofware Microsoft Office ( Word, Powerpoint, Excel )

c.       Wajib memiliki skill design, grafis dan lain-lain ( Photoshop, Corel Draw)

d.      Memiliki kemampuan verbal dan menulis yang baik memiliki skil pembuatan reporting dan ketelitian terbiasa dengan social media (Facebook, Twitter, Path, etc). Bisa menulis untuk konten punya akun social media (Facebook dan Twitter) serta aktif diberbagai forum komunitas digital.

13.  Accounting Officer

a.       WNI (Warga Negara Indonesia)

b.      Telah menyelesaikan studi dengan melampirkan ijazah atau SKL (Surat Keterangan Lulus) Pria atau Wanita

c.       Pendidikan S1/S2

d.      Fakultas Ekonomi jurusan akuntansi

e.       IPK untuk S1 minimal 3.0 dan S2 minimal 3.25

f.       Bersedia ditempatkan diseluruh wilayah kerja PT. Telkom

g.      Belum pernah mengikuti seleksi calon karyawan PT. Telkom

14.  Legal dan Compliance Officer

a.       WNI (Warga Negara Indonesia)

b.      Telah menyelesaikan studi dengan melampirkan ijazah atau SKL (Surat Tanda Kelulusan) Pria atau Wanita

c.       Pendidikan S1/S2

d.      Fakultas Hukum

e.       IPK untuk S1 minimal 3.0 dan S2 minimal 3.25

f.       Usia Maksimal S1 : 25 dan S2 : 29

g.      Bersedia ditempatkan diseluruh wilayah kerja PT. Telkom

h.      Belum pernah mengikuti seleksi calon karyawan PT. Telkom

15.  Marketing Officer

a.       WNI (Warga Negara Indonesia)

b.      Telah Menyelesaikan studi dengan melampirkan ijazah atau SKL ( Surat Tanda Kelulusan)

c.       Pendidikan S1/S2

d.      Fakultas Ekonomi jurusan manajemen/bisnis

e.       IPK untuk S1 minimal 3.0 dan S2 minimal 3.25

f.       Usia maksimal S1 : 25 dan S2 : 29

g.      Bersedia ditempatkan diseruluh wilayah kerja PT. Telkom

h.      Belum pernah mengikuti seleksi calon karyawan PT. Telkom

3.4  Sistem Kerja PT Telekomunikasi Indonesia Tbk

      Untuk mewujudkan komitmen penerapan tata kelola perusahaan yang baik khususnya penerapan prinsip akuntabilitas, Telkom mengelola pertanggung  jawaban kinerja karyawan dalam sebuah sistem manajemen performansi karyawan sesuai yang diatur pada kebijakan peusahaan Kd.66/2006. Sesuai dengan maksud dan tujuan kebijakan ini, maka azas obyektif adil dan transparan diterapkan mengacu pada pedoman pengukuran dan penilaian kerja yang bertanggung jawab dalam mekanisme kontrak manajemen, penetapan indikator kinerja sesuai ruang lingkup tugas dan peran unit dan individu di organisasi dan penetapan target yang disepakati mengacu pada target kinerja perusahaan yang telah ditetapkan dalam rencana perusahaan.

      Target kinerja disusun berdasarkan rencana perusahaan dan diturunkan secara berjenjang ditingkat unit, sub unit sampai dengan karyawan dengan memperhatikan prinsip Specific, Measurable, Achievable, Realistic dan Time Related (SMART). Sedangkan evaluasinya dilakukan secara berkala (harian, mingguan, bulanan, triwulan, tahunan) sesuai indikator kinerja yang diukur dalam mekanisme pengelolahan manajemen yang di dukung beberapa aplikasi secara online.

      Penerapan kontrak manajemen yang ditetapkan dengan bisnis balanced scorecard digunakan untuk menilai pertanggung jawaban kinerja direksi, pemimpin tertinggi, pemimpin senior/unit dan karyawan dan selanjutnya menjadi acuan penetapan remunerasi. Evaluasi kontrak manajemen dilakukan setiap triwulan yang pencapainnya diukur melalui aplikasi pedoman kinerja pada tahun 2011, sistem ini tetap dipertahankan dan terus disempurnakan kualitasnya dari waktu ke waktu.

      Adapun sistem kerja dan kebijakan dari PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Diera globalisasi ini PT. Telkom telah merubah kebijakan sistem kerja karyawan yaitu dengan menciptakan anak perusahaan atau berbentuk Mitra, dimana didalam perusahaan Telkom yang beralih menjadi perusahaan yang berbentuk mitra ini karyawan PT. Telkom tidak menetap disatu perusahaan tertentu. Para karyawan PT .Telkom saat ini lebih banyak meninjau kelapangan secara langsung dengan melakukan rolling atau perputaran karyawan.

      Menghadapi persaingan yang ketat pada saat ini PT. Telkom lebih bijak dalam melakukan perencanaan SDM, dimana mereka lebih memilih karyawan  –   karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. PT. Telkom melakukan perencanaan SDM dengan melihat kualifikasi yang mengikuti perkembangan zaman, Semakin berkembangnya zaman PT. Telkom tidak menetapkan kualifikasi secara tetap dari segi pendidikan formal maupun non formal.

3.5  Evaluasi Perencanaan Sumber Daya Manusia PT Telekomunikasi Indonesia Tbk

      Jumlah karyawan yang ada di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Sekitar 600 sedangkan berdasarkan metode perhitungan rasio, jumlah karyawan yang ada seharusnya berkisar 500 sampai 700 karyawan. Dengan kata lain perlu dilakukan penambahan karyawan berdasarkan jenis- jenis dan bagian atau bidang yang ditanganinya. Penambahan jumlah karyawan yang dilakukan dengan perekrutan internal ataupun eksternal yang disertai dengan seleksi. Dengan begitu maka PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk akan mengalami peningkatan kualitas di bidang SDM.

      Perencanaan SDM juga harus memperhatikan kendala  –   kendala yang ada seperti standar kemampuan SDM, manusia itu sendiri, situasi SDM serta peraturan pemerintah. Apabila kendala ini dapat dihindarkan maupun diatasi maka perencanaan SDM akan bermanfaat untuk memajukan PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk

 

3.6  Manajemen Ruang Lingkup STI

      Dalam merencanakan proyek sistem dan teknologi informasi, PT Telkom memiliki proses manajemen ruang lingkup, yaitu :

1.      Perencanaan lingkup proyek sistem dan teknologi informasi

2.      Pengumpulan persyarakat proyek

3.      Pendefinisian ruang lingkup proyek

4.      Perancangan WBS

5.      Verifikasi ruang lingkup proyek

6.      Pengendalian ruang lingkup proyek

      Berikut merupakan rincian dari tahapan perencanaan ruang lingkup PT Telkom: Ruang lingkup bisnis kegiatan Perusahaan adalah menyelenggarakan jaringan dan layanan telekomunikasi, infomatika serta optimalisasi sumber daya Perusahaan. Untuk mencapai tujuan tersebut di atas, Perusahaan menjalankan kegiatan usaha yang meliputi:

1.      Usaha Utama

a.       Merencanakan, membangun. menyediakan, mengembangkan, mengoperasikan, memasarkan atau menjual menyewakan dan memelihara jaringan telekomunikasi dan informatika dalam arti yang seluas-luasnya dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan.

b.      Merencanakan, mengembangkan, menyediakan, memasarkan atau menjual dan meningkatkan layanan jasa telekomunikasi dan informatika dalam arti yang seluas-luasnya dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan.

2.      Usaha Penunjanga

a.       Menyediakan layanan transaksi pembayaran dan pengiriman uang melalui jaringan telekomunikasi dan informatika.

b.      Menjalankan kegiatan dan usaha lain dalam rangka optimalisasi sumber daya yang dimiliki Perusahaan, antara lain pemanfaatan aset tetap dan aset bergerak, fasilitas sistem informasi, fasilitas pendidikan dan pelatihan dan fasilitas pemeliharaan dan perbaikan

3.7  Manajemen Mutu Proyek STI

1.      Pengelolaan Proses Berstandar ISO :

    Sejak tahun 1996, kami secara konsisten telah menerapkan sistem manajemen mutu berbasis ISO dan pada tahun 2001 penerapannya diintegrasikan dengan kriteria keunggulan kinerja berbasis Malcolm Baldrige. Penerapan kedua sistem manajemen mutu tersebut (ISO dan Malcolm Baldrige) tidak lain adalah untuk membangun proses tata kelola dan akuntabilitas kinerja melalui penerapan disiplin proses dan pendokumentasian yang baik berbasis ISO dan peningkatan keunggulan kinerja Perusahaan mengacu pada penilaian keunggulan kinerja Malcolm Baldrige. Tahun 2013 Perusahaan dinilai keunggulan kinerjanya oleh Tim penilai KPKU dari Kementerian BUMN dan secara internal dilakukan penilaian sendiri (self assessment) pada tingkat Unit Bisnis/Divisi. Berikut ini merupakan kebijakan mutu pada PT. Telkom

·         PT. Telkom Akses menjamin kepuasan setiap pelanggan, baik itu institusi maupun pelanggan akhir serta kepuasan stakeholder melalui komitmen seluruh jajaran Telkom Akses dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO9001:2008.

·         PT. Telkom Akses memiliki komitmen memberikan layanan terbaik melalui pengelolaan ekselen jasa konstruksi dan manage service sesuai persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang ditetapkan yang berorientasi kepada tepat mutu, tepat waktu dan tepat volume.

·         PT. Telkom Akses Meningkatkan mutu dan kinerja melalui perbaikan secara berkesinambungan dalam rangka memenuhi persyaratan, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan stakeholder serta mendorong pencapaian tujuan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.

·         PT. Telkom Akses akan meninjau kesesuaian Kebijakan dan Sistem Manajemen Mutu secara berkala sesuai dengan perkembangan Perusahaan.

 

3.8  Manajemen Waktu Proyek STI

            Berikut ini merupakan estimasi rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk proyek TI di PT Telkom Indonesia.

3.9  Manajemen Biaya Proyek STI

            Dalam melaksanakan proyek STI, PT Telkom merencanakan anggaran biaya maksimal yang dapat digunakan untuk pelaksanaan masing-masing proyek STI. Berikut ini merupakan estimasi biaya maksimal untuk setiap proyek sistem teknologi dan informasi di PT Telkom:

Note:

·         Biaya di atas merupakan estimasi biaya maksimal untuk setiap proyek.

·         Biaya perlengkapan terkait dengan kebutuhan software dan hardware yang dibutuhkan untuk menunjang pelaksanaan proyek STI PT Telkom.

·         Biaya perawatan merupakan biaya maksimal untuk maintenance dengan jangka waktu 3 bulan.

 

3.10   Manajemen Sumber Daya Manusia

Estimasi kebutuhan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia adalah maksimal sebanyak 5 orang yang bekerja sesuai dengan kemampuannya. Penyusunan Human Capital Master Plan juga didasarkan pada analisis penawaran dan permintaan yang akurat serta terukur, yaitu dengan menggunakan referensi data acuan, terutama acuan rasio produktivitas pada beberapa Perusahaan sejenis. Informasi yang ada dalam Human Capital Master Plan Telkom Group terdiri dari:

·         Proyeksi mengenai jumlah human capital yang dihitung berdasarkan portofolio bisnis selama periode lima tahun ke depan.

·         Proyeksi tentang komposisi human capital secara rinci dengan mengacu pada komposisi job stream, pendidikan, usia dan jabatan.

·         Rencana ketenagakerjaan yang berisi rencana SDM tahunan di masing-masing Perusahaan yang termasuk jajaran Telkom Group.

            Strategi pengelolaan SDM menekankan pada harmonisasi jumlah dan kompetensi SDM searah dengan portofolio bisnis yang semakin fokus pada TIMES. PT Telkom juga berupaya meningkatkan sinergi dan efisiensi di antara Perusahaan di jajaran Telkom Group dan terus menekankan penerapan nilai-nilai Perusahaan yang telah ditetapkan. Upaya ini diimplementasikan dengan menyusun rencana pengalokasian karyawan untuk lima tahun ke depan dan rencana ketenagakerjaan setiap tahun agar dapat memberikan informasi yang lebih akurat untuk mendukung kemajuan usaha perusahaan. 

Rencana ketenagakerjaan disusun dengan mengidentifikasi kebutuhan karyawan, yang mengacu pada Human Capital Plan atau Rolling Human Capital Plan Telkom Group. Fokus dari rencana ketenagakerjaan adalah pada peningkatan produktivitas dan efisiensi dengan merujuk pada acuan yang kompetitif. Kami berharap dapat meningkatkan efisiensi dengan mengurangi jumlah tenaga kerja yang ada di samping tetap melakukan rekrutmen sekitar 20% dari jumlah karyawan yang keluar. 

Pengembangan Kompetensi SDM

1.      Competency Based Human Resources Management (”CBHRM”) 

          Kami telah menetapkan strategi pengembangan kompetensi human capital yang dituangkan dalam Human Capital Master Plan, yang senantiasa diperbaharui setiap tahunnya guna menyesuaikan dengan dinamika bisnis Perusahaan. Pelaksanaannya juga diselaraskan dengan strategi bisnis yang berdasarkan kepada Corporate Strategic Scenario (“CSS”), Master Plan for Human Capital (“MPHC”), Human Capital Development Plan (“HCD Plan”), transformasi organisasi serta kondisi keuangan Perusahaan. Model CBHRM terdiri atas Core Competency (values), Generic Competency (Personal Quality), dan Specific Competency (Skill & Knowledge). Ketiga model ini dikembangkan dan disempurnakan untuk mendukung penilaian kemampuan pegawai secara adil dan transparan. Pengembangan kompetensi karyawan dititikberatkan pada hal-hal berikut ini:

·         Pengembangan Character yang didasarkan pada budaya perusahaan The Telkom Way yang berlandaskan pada filosofi To be The Best (Ihsan), Principle to be The Star (Solid, Speed, Smart) dan Practices to be the Winner (Imagine, Focus, Action).

·         Pengembangan Competence yang berstandar global.

·         Pengembangan Chiefship (Leadership) yang didasarkan pada Telkom Leadership Architecture yang berlandaskan prinsip Lead by Heart dan Manage by Head.

 

3.11   Manajemen Komunikasi Proyek STI

            Memahami dan mengerti kebutuhan serta ekspektasi pemangku kepentingan adalah bagian penting dari pengelolaan GCG untuk mewujudkan kesetaraan berkeadilan bagi pemangku kepentingan. Melalui budaya perusahaan “The Telkom Way”, manajemen berusaha untuk menumbuhkan tata nilai dan budaya Perusahaan dengan cara pemahaman dikalangan karyawan akan nilai-nilai yang harus senantiasa disampaikan kepada semua pemangku kepentingan dan menjadikannya sebagai pusat inspirasi termasuk norma dan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan.

 

3.12   Manajemen Resiko Proyek STI

Sejak 2006, kami telah menerapkan manajemen risiko mengacu kepada kerangka kerja COSO Enterprise Risk Management. Dalam penerapannya, manajemen risiko adalah bagian yang tidak dapat dipisahkan dari penerapan GCG dan pengendalian internal di perusahaan.

Visi Perusahaan terkait dengan penerapan manajemen risiko adalah: “Menjadikan pengelolaan risiko sebagai BUDAYA YANG MELEKAT dalam pelaksanaan proses bisnis dan operasional”. Untuk itu, sejak tahun 2008 kami telah membangun dan mengembangkan:

·         Aspek Struktural meliputi pengembangan visi manajemen risiko, misi, komitmen, tone at the top, lingkungan internal yang kondusif, kebijakan, pengembangan kompetensi, IT tools dan kesisteman.

·         Aspek Operasional meliputi penentuan Risk Acceptance Criteria, pelaksanaan Risk Assessment dan pengembangan manajemen risiko untuk fungsi spesifik.

·         Aspek Perawatan meliputi monitoring implementasi manajemen risiko, pelaporan berkala (risk reporting), menjaga pengembangan kompetensi yang berkelanjutan. Serta melakukan review melalui Risk Management Index, Survei Budaya Risiko maupun penilaian Tingkat Maturitas Implementasi.

 

Saat ini implementasi manajemen risiko telah mencapai tingkatan dimana manajemen risiko telah diintegrasikan di seluruh entitas Perusahaan. Ke depan kami telah menyusun road map pengembangan Entity Risk Management sebagai berikut:

·         2013 : peningkatan ERM Maturity Level pada initial Stage Quantified Level.

·         2014 : peningkatan ERM Maturity Level pada intermediate Stage Quantified Level.

·         2015 : peningkatan ERM Maturity Levelpada advanced stage Quantified Level.

·         2016 : peningkatan ERM Maturity Level masuk ke Optimized Level.

 

3.13   Manajemen Pengadaan Proyek STI

Proses Pengadaan Barang dan/atau jasa PT Telkom

            Pada tahap menentukan spesifikasi, PT Telkom tidak dihadapkan pada pilihan untuk membuat sendiri barang/jasa yang dibutuhkan, tapi membeli kepada perusahaan-perusahaan yang menjual alat produksi atau jasa tertentu, seperti bantuan teknis, pemborongan, dan lain-lain. Menurut Pedoman Pelaksanaan Pengadaan tahun 2011, PT Telkom hanya melakukan pengadaan melalui tiga cara, yaitu pelelangan, pemilihan langsung dan penunjukan langsung. Metode pembelian langsung memang sebaiknya tidak perlu diterapkan karena mayoritas alat produksi yang diperlukan adalah jenis barang/jasa yang sangat spesifik dan berteknologi tinggi, sehingga penjual barang/jasa tersebut sangat sedikit. Kondisi tersebut menyebabkan harga barang/jasa tidak terlalu ditentukan oleh mekanisme pasar, selayaknya tujuan dari pembelian langsung. Dari 3 cara pengadaan yang dapat dilakukan, sebagian besar pengadaan menggunakan cara penunjukan langsung. Ini juga dikarenakan barang/jasa yang spesifik dan berteknologi tinggi, serta riwayat pengadaan sebelumnya untuk barang/jasa yang sama menggunakan penunjukan langsung. Menurut penulis, metode penunjukan langsung ini kurang efisien karena menyebabkan kurangnya bargaining power yang dimiliki PT Telkom, sehingga berdampak pada harga barang/jasa. Sebaiknya PT Telkom meningkatkan pengadaannya melalui pelelangan atau pemilihan langsung, karena dengan semakin banyaknya peserta pengadaan, secara tidak langsung akan meningkatkan kemampuan tawar menawar PT Telkom dengan peserta pengadaan tersebut.

            Proses pemilihan supplier yang dilakukan PT Telkom terhadap peserta pengadaan telah diatur melalui beberapa tahap yang detail, salah satunya dibuktikan dengan adanya evaluasi awal terhadap peserta pengadaan sebelum melakukan negosiasi harga. Selain itu, kriteria supplier yang dirumuskan PT Telkom sudah sangat lengkap, seperti harus memiliki NPWP, membayar pajak, tidak dalam pengawasan, tidak pailit, memiliki track record yang baik, menandatangani pakta integritas, dan kriteria lainnya. PT Telkom juga telah mengatur tentang peserta pengadaan asing yang tidak memiliki NPWP dengan cara mengganti dengan dokumen lain yangsejenis.Pada penyusunan kontrak/ perjanjian dengan supplier , MSC telah memuat ketentuan-ketentuan kontrak yang seharusnya dan akan dijelaskan pada analisis selanjutnya mengenai pokok dan prosedur kontrak.  Setelahmenandatangani surat kontrak, supplier  harus membayarkan jaminan pelaksanaan sebesar 5-7% dari total harga pembelian untuk mengurangi tingkat risiko bagi Telkom. Dalam pengawasan kualitas barang/jasa, MSC telah melakukan evaluasisebagai pengukuran performa supplier. 

            PT Telkom tidak hanya mengevaluasi diakhir pelaksanaan pekerjaan, namun juga pada persyaratan administrasi sebelum pemilihan supplier yang tepat dan sesuai. Pada evaluasi akhir pelaksanaan, PT Telkom menggunakan tiga pendekatan, yaitu metode evaluasi harga terendah, evaluasi sistem nilai, dan evaluasi khusus metode penunjukan langsung. Pada metoda penunjukan langsung, PT Telkom sulit untuk menilai harga yang tepat dan wajar karena evaluasi hanya sebatas keabsahan dan/atau kebenaran aritmatik. Sebaiknya MSC menetapkan standar  harga  untuk  barang /jasa tertentu yang hanya bisa dibeli menggunakan metoda penunjukan langsung, tentunya dengan prinsip ketepatan dan kewajaran harga.

            Kesimpulan yang berkaitan dengan proses pengadaan secara umum dan kontrak pengadaan barang/jasa, antara lain sebagai berikut:

a.       Pengadaan Barang dan Jasa (Procurement)

1.      PT Telkom telah menerapkan secara rinci pengadaan barang/jasa, yang dimulai dari define specification, select supplier, contract agreement, ordering, expediting, evaluation.

2.      Pada pengadaan melalui penunjukan langsung, PT Telkom hanya melakukan evaluasi harga dengan cara menilai keabsahan dan/atau kebenaran aritmatik, sehingga sulit untuk menilai harga yang tepat dan wajar.

b.      Jenis Perjanjian/ Kontrak pengadaan Barang dan/atau Jasa

      PT Telkom hanya menggunakan dua jenis kontrak, yaitu berdasarkan pola perjanjian dan jangka waktu pelaksanaan. Pada jenis kontrak berdasarkan pola perjanjian, PT Telkom hanya mencantumkan jenis kontrak KHS danTurn Key.

c.       Pokok dan Prosedur Perjanjian/Kontrak Pengadaan Barang dan/atau Jasa

1.      PT Telkom telah mencantumkan pokok dan prosedur kontrak dengan rinci sesuai dengan teori menurut Sutedi, antara lain dimulai dengan judul perjanjian, pembukaan, pihak-pihak dalam perjanjian,  Recital, isi perjanjian, dan penutup.

2.      Dalam isi perjanjian, PT Telkom telah memuat berbagai ketentuan yang dijelaskan dalam pasal-pasal perjanjian. Isi perjanjian tersebut juga disesuaikan dengan jenis pekerjaan, artinya terdapat beberapa perbedaan pada isi pasal antara pengadaan barang dengan pengadaan jasa, misalnya pasal kerusakan dan kerugian.

 

3.14   Manajemen Integrasi Proyek STI

            Berikut merupakan manajemen integrasi proyek sistem teknologi dan informasi pada PT Telkom, antara lain:

1.      Mengembangkan carta proyek: Bekerja dengan para pemangku kepentingan untuk menciptakan dokumen yang secara formal memberikan wewenang kepada proyek – Carta Proyek.

2.      Mengembangkan pernyataan lingkup awal proyek : Bekerja dengan pemangku kepentingan, khususnya pengguna produk, jasa, atau hasil proyek, untuk mengembangkan ruang lingkup tingkat tinggi persyaratan dan membuat pernyataan lingkup awal proyek.

3.      Mengembangkan rencana pengelolaan proyek: Mengkoordinasikan segala upaya perencanaan untuk menciptakan dokumen yang konsisten dan koheren – Rencana Manajemen Proyek.

4.      Mengatur dan mengelola eksekusi proyek: Melaksanakan rencana pengelolaan proyek dengan melakukan kegiatankegiatan yang termasuk di dalamnya.

5.      Memantau dan mengendalikan pekerjaan proyek: Mengawasi pekerjaan proyek untuk memenuhi sasaran kinerja proyek.

6.      Melaksanakan pengendalian perubahan terpadu: Mengkoordinasi perubahan yang mempengaruhi hasil proyek dan aset-aset proses organisasi.

7.      Menutup proyek: Mengakhiri semua aktivitas proyek untuk menutup proyek secara formal.

 

 

 

 

 

 

 

 

4.      KESIMPULAN

            Sistem kerja dan kebijakan dari PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Diera globalisasi ini PT. Telkom telah merubah kebijakan sistem kerja karyawan yaitu dengan menciptakan anak perusahaan atau berbentuk Mitra, dimana didalam perusahaan Telkom yang beralih menjadi perusahaan yang berbentuk mitra ini karyawan PT. Telkom tidak menetap disatu perusahaan tertentu. Para karyawan PT .Telkom saat ini lebih banyak meninjau kelapangan secara langsung dengan melakukan rolling atau perputaran karyawan.

            Perencanaan sumber daya manusia dicirikan oleh suatu keterkaitan utama antara perencanaan strategis dan manajemen sumber daya manusia. Perencanaan SDM merupakan proses pengambilan keputusan dalam menyewa dan menempatkan staf dalam perusahaan. Keduanya melibatkan rancangan kerja, rekrutmen, skrining, kompensasi, pelatihan, promosi dan kebijakan pekerjaan.

Memahami dan mengerti kebutuhan serta ekspektasi pemangku kepentingan adalah bagian penting dari pengelolaan GCG untuk mewujudkan kesetaraan berkeadilan bagi pemangku kepentingan. Melalui budaya perusahaan “The Telkom Way”, manajemen berusaha untuk menumbuhkan tata nilai dan budaya Perusahaan dengan cara pemahaman dikalangan karyawan akan nilai-nilai yang harus senantiasa disampaikan kepada semua pemangku kepentingan dan menjadikannya sebagai pusat inspirasi termasuk norma dan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan.

Saat ini implementasi manajemen risiko telah mencapai tingkatan dimana manajemen risiko telah diintegrasikan di seluruh entitas Perusahaan. Ke depannya PT Telkom  telah menyusun road map pengembangan Entity Risk Management sebagai berikut:

·         2013 : peningkatan ERM Maturity Level pada initial Stage Quantified Level.

·         2014 : peningkatan ERM Maturity Level pada intermediate Stage Quantified Level.

·         2015 : peningkatan ERM Maturity Levelpada advanced stage Quantified Level.

·         2016 : peningkatan ERM Maturity Level masuk ke Optimized Level.

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Manajemen Proyek PT Telkom Indonesia Tbk. (t.thn.). Dipetik Oktober 2021, dari repository.telkomuniversity.ac.id: https://repository.telkomuniversity.ac.id/pustaka/files/146201/bab1/perancangan-quality-metric-untuk-control-quality-menggunakan-metode-internal-control-pada-proyek-revitalisasi-fiber-termination-management-ftm-pt-telkom-indonesia.pdf

Gie. (2020, Februari 24). Manajemen Proyek : Pengertian, Tujuan, Sasaran, Ruang Lingkup, dan Contohnya. Dipetik Oktober 2021, dari accurate.id: https://accurate.id/marketing-manajemen/pengertian-manajemen-proyek/

Edisi Proyek, Manajemen Proyek dan 6 Prinsipnya. (2021, Agustus 3). Dipetik Oktober 2021, dari tomps.id: https://tomps.id/definisi-proyek-manajemen-proyek-dan-6-prinsipnya/

Septiyono, M. (t.thn.). Analisa Manajemen Proyek TI PT Telekomunikasi Indonesia. Dipetik Oktober 2021, dari www.academia.edu: https://www.academia.edu/32595334/Analisa_Manajemen_Proyek_TI_PT_Telekomunikasi_Indonesia.docx

Yananda, R. (2020, Maret). Apa yang dimaksud Manajemen Komunikasi Proyek? Dipetik Oktober 2021, dari www.dictio.id: https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-manajemen-komunikasi-proyek/123857

Baskoro, F. (2019). MPPL-2019-Manajemen Komunikasi. Dipetik Oktober 2021, dari fajarbaskoro.blogspot.com: http://fajarbaskoro.blogspot.com/2019/10/mppl-2019-manajemen-komunikasi.html

Nadirin, A. T. (t.thn.). Makalah Perencanaan Sumber Daya Manusia. Dipetik Oktober 2021, dari www.academia.edu: https://www.academia.edu/29506551/Makalah_Perencanaan_Sumber_Daya_Manusia

Putra, Y. M., (2021). Manajemen Komunikasi & Manajemen Resiko pada Manajemen Proyek. Modul Kuliah Manajemen Proses Bisnis. Jakarta : FEB-Universitas Mercu Buana.

Vidianto, A. S., & Haji, W. H. (2020). Sistem Informasi Manajemen Proyek Berbasis Kanban (Studi Kasus: PT. XYZ). Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer (JTIIK), 7(2).

Darmawan, D., & Ratnasari, A. (2020). Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Proyek Berbasis Web Pada PT Seatech Infosys. Jurnal Sisfokom (Sistem Informasi dan Komputer), 9(3), 365-372.

Nugroho, A., & Kusumah, L.H. (2021). Analisis Pelaksanaan Quality Control untuk Mengurangi Defect Produk di Perusahaan Pengolahan Daging Sapi Wagyu dengan Pendekatan Six Sigma. Jurnal Manajemen Teknologi 20 (1), 56-78.

Saryanto, S., Purba, H., & Trimarjoko, A. (2020). Improve quality remanufacturing welding and machining process in Indonesia using six sigma methods. J. Eur. SystèMes Autom, 53, 377-384