ANALISIS MANAJEMEN PROYEK PADA PT TELKOM INDONESIA TBK

 

ANALISIS MANAJEMEN PROYEK PADA

PT TELKOM INDONESIA TBK

Artika Priananda, Ichsan Nur Rahmanto, Nuraenie Oktavianthie, Pradita Dyah Ayu P, Riski Serina Safitri

Manajemen Proses Bisnis, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Mercu Buana

Jl. Meruya Selatan No.31, Kota Jakarta Barat 11610, telp. (021) 5840816

 

 

Abstrak

Manajemen Proyek (project management) adalah proses pencapaian tujuan proyek (dalam hal jadwal, anggaran, dan kinerja) melalui serangkaian aktivitas yang dimulai dan diakhiri pada waktu tertentu dan memberikan hasil (deliverables) yang dapat diukur dan memenuhi syarat. Berikut adalah fase dari siklus hidup manajemen proyek seperti yang dijelaskan oleh PMBOK: Fase Inisiasi (initiation), Fase Perencanaan (planning), Fase Pelaksanan (execution), Fase Pengendalian (controlling), dan Fase Penutupan (closing).

 

Tujuan Sponsor proyek meninjau proyek dan seluruh pengujian telah selesai. Fase ini juga memastikan praktik terbaik (best practice) telah diketahui dan dapat dibagikan untuk proyek selanjutnya, serta mempraktikkan perbaikan berkelanjutan pada tim proyek maupun personal. Sepanjang tahun 2020, Komite Evaluasi dan Monitoring Perencanaan dan Risiko (KEMPR) Telkom telah melakukan berbagai kegiatan yang terdiri dari : Rencana Jangka Panjang Perseroan (RJPP) dan Corporate Strategic Scenario (CSS) antara lain : Penguatan kapabilitas dalam rangka menahan penurunan legacy business dan meningkatkan kinerja digital business, Revitalisasi portofolio bisnis dalam rangka adopsi digital business, Koordinasi dan sinergi TelkomGroup terkait pengembangan digital business.

 

Kata Kunci: Analisis, Manajemen, Proyek

 

1.      PENDAHULUAN

            Dalam buku A Guide to The Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Sixth Edition (Project Management Institute, 2017) mendefinisikan proyek adalah sebuah usaha sementara yang dilakukan untuk membuat suatu produk, layanan, atau hasil yang unik. Proyek bersifat sementara yang mempunyai titik awal dan titik akhir yang telah ditentukan. Sebuah proyek juga dapat dihentikan jika pelanggan ingin mengakhiri proyek.

            Manajemen proyek mutlak dilakukan dalam pembangunan suatu proyek. Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, peralatan, dan teknik pada keseluruhan kegiatan proyek untuk memenuhi tujuan proyek (Project Management Institute, 2017). Apabila perencanaan proyek kurang baik maka saat eksekusi proyek mengalami banyak kekurangan sehingga dapat mengakibatkan penyelesaian proyek tidak tepat waktu. Dampak lain yang ditimbulkan adalah biaya yang dikeluarkan lebih besar dari rencana serta pengalokasian dan penggunaan tenaga kerja yang tidak optimal.

            PT Telkom Indonesia (Persero) Tbk adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang jasa layanan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dan jaringan telekomunikasi di Indonesia. Pemegang saham mayoritas Telkom adalah Pemerintah Republik Indonesia sebesar 52.09%, sedangkan 47.91% sisanya dikuasai oleh publik. Saham Telkom diperdagangkan di Bursa Efek Indonesia (BEI) dengan kode “TLKM” dan New York Stock Exchange (NYSE) dengan kode “TLK”.

            Dalam upaya bertransformasi menjadi digital telecommunication company, Telkom Group mengimplementasikan strategi bisnis dan operasional perusahaan yang berorientasi kepada pelanggan (customer-oriented). Transformasi tersebut akan membuat organisasi Telkom Group menjadi lebih lean (ramping) dan agile (lincah) dalam beradaptasi dengan perubahan industri telekomunikasi yang berlangsung sangat cepat. Organisasi yang baru juga diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam menciptakan customer experience yang berkualitas.

 

2.      LITERATUR TEORI

2.1  Pengertian Proyek         

      Berdasarkan City of Chandler (2010), proyek (project) adalah kumpulan sementara individu-individu kunci (key personnel) yang dirancang untuk mencapai tujuan bisnis tertentu dengan memperhatikan kebutuhan pelanggan. Suatu proyek memiliki awal dan akhir. Tim proyek akan bubar setelah tujuan proyek terpenuhi.

      Proyek harus memiliki tujuan atau sasaran yang jelas dan definitif. Tujuan proyek spesifik, dapat diidentifikasi, dan dapat diselesaikan. Suatu proyek biasanya terdiri dari berbagai aktivitas yang memberikan hasil (deliverables) yang dapat diukur dan memenuhi syarat. Gabungan hasil-hasil dari berbagai aktivitas tersebut akan mencapai tujuan proyek secara keseluruhan.

Berikut adalah karakteristik kunci dari proyek:

·         Suatu proyek memiliki batasan, sehingga ruang lingkupnya harus didefinisikan.

·         Suatu proyek adalah upaya di suatu waktu tertentu, biasanya membutuhkan sumber daya yang terbatas.

·         Ada tanggal mulai dan tanggal akhir yang berbeda untuk setiap proyek.

·         Akhir proyek dapat diketahui.

Contoh proyek yang sering ditemui:

·         Proyek konstruksi

Yaitu proyek yang berhubungan dengan pembangunan rumah, gedung, jembatan, jalan raya, jalan tol, dan sebagainya.

·         Proyek penelitian dan pengembangan

Yaitu melakukan penelitian dan pengembangan dengan tujuan menciptakan produk baru, atau meningkatkan kualitas produk, atau hanya untuk pengembangan ilmu pengetahuan saja.

·         Proyek industri manufaktur

Yaitu proyek yang melakukan rancangan untuk memproduksi suatu produk secara menyeluruh.

·         Proyek padat modal

Yaitu proyek yang memerlukan modal yang besar. Contohnya antara lain: pembebasan tanah yang luas, pembangunan fasilitas produksi, proyek produksi besar dengan bantuan mekanik (robot).

 

2.2  Pengertian Manajemen Proyek

      Manajemen Proyek (project management) adalah proses pencapaian tujuan proyek (dalam hal jadwal, anggaran, dan kinerja) melalui serangkaian aktivitas yang dimulai dan diakhiri pada waktu tertentu dan memberikan hasil (deliverables) yang dapat diukur dan memenuhi syarat.

      Manajemen proyek yang sukses adalah seni menyatukan tugas, sumber daya, dan orang-orang yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan sasaran bisnis dalam batasan waktu yang ditentukan dan biaya tertentu.

 

2.3  PMBOK dan Siklus Hidup Manajemen Proyek

      Siklus Hidup Manajemen Proyek (project management life cycle) adalah proses yang diikuti setiap manajer selama umur proyek. Implementasi dan pengelolaan proyek dapat menggunakan siklus hidup yang telah terbukti berhasil berdasarkan metode.

       Project management body of knowledge (PMBOK) adalah kumpulan pengetahuan khusus mengenai pengelolaan proyek yang diterbitkan oleh Project Management Institute (PMI). Dalam PMBOK dijelaskan bahwa setiap proyek memiliki suatu siklus hidup yang terdiri dari: awal, kehidupan proyek, dan akhir (saat diasumsikan tujuan proyek telah tercapai). Berikut adalah fase dari siklus hidup manajemen proyek seperti yang dijelaskan oleh PMBOK:

A.    Fase Inisiasi (initiation)

B.     Fase Perencanaan (planning)

C.     Fase Pelaksanan (execution)

D.    Fase Pengendalian (controlling)

E.     Fase Penutupan (closing)

Ada 9 (sembilan) area pengetahuan (knowledge area) dari manajemen proyek yang dijelaskan oleh PMBOK sebagai keahlian yang dibutuhkan untuk seluruh manajer proyek, yaitu:

1.      Manajemen ruang lingkup (scope management)

2.      Manajemen komunikasi (communication management)

3.      Manajemen risiko (risk management)

4.      Manajemen sumber daya manusia (human resource management)

5.      Manajemen pengadaan (procurement management)

6.      Manajemen waktu (time management)

7.      Manajemen biaya (cost management)

8.      Manajemen kualitas (quality management)

9.      Manajemen integrasi (integration management)

       Masing-masing area manajemen ini terdiri dari proses, alat, dan teknik yang dihasilkan dan/atau diterapkan pada tingkat tertentu selama pelaksanaan proyek. Ilustrasi berikut menggambarkan siklus hidup manajemen proyek, area pengetahuan, dan proses yang digunakan.

2.4  Unsur – Unsur Manajemen Proyek yang Sukses

Berikut adalah faktor-faktor yang menentukan kesuksesan proyek:

·         Tujuan dan sasaran yang jelas.

·         Proses manajemen proyek yang terdefinisi dengan baik.

·         Seperangkat alat manajemen proyek yang telah terbukti berhasil.

·         Pemahaman yang jelas tentang peran manajemen proyek.

2.5  Panduan Langkah Manajemen Proyek

A.    Fase Inisiasi 

     Tujuan dari fase ini adalah untuk mengembangkan rencana dan penilaian risiko tingkat tinggi (high level plan and risk assessment) untuk proyek yang diusulkan dan menyiapkan informasi untuk portofolio menilai kelayakan strategis proyek.

Langkah Proses

1.      Mewawancara pelanggan untuk memahami visi strategis dan tujuan pelanggan untuk mencapai visinya.

2.      Melakukan riset internal untuk meninjau dokumentasi, mengembangkan grafik proses mengenai proses yang ada saat ini, dan mendapatkan struktur organisasi.

3.      Mengembangkan solusi dan persyaratan, dapat melalui cara berkonsultasi dengan ahli teknis sesuai kebutuhan. Selama fase ini, manajer proyek terutama harus fokus pada pemahaman apa yang ingin dicapai oleh sponsor proyek (project sponsor).

4.      Meninjau lesson learned dari proyek sebelumnya yang tersimpan dalam repositori atau database proyek. Manajer proyek harus meninjau lesson learned dari proyek sebelumnya untuk membantu menilai risiko proyek, menjaga jadwal proyek, dan memahami area potensial yang menjadi perhatian pada proyek terdahulu.

5.      Meninjau kebutuhanan pelanggan untuk mengidentifikasi dan memahami syarat-syarat dari proyek. Manajer proyek (project manager) harus menjadwalkan waktu dengan pemilik proyek (project owner) segera setelah manajer proyek ditugaskan untuk meninjau proyek dan memahami harapan pelanggan. Berdasarkan Daftar Periksa Penilaian Sponsor Proyek (Project Sponsor Assessment Checklist), semua hasil proyek harus dikomunikasikan, disepakati, dan didokumentasikan antara manajer proyek dan pemilik proyek. Manajer proyek segera memberikan salinan risalah rapat yang mendokumentasikan hasil yang disepakati.

6.      Menentukan peran dalam proyek. Untuk memiliki proyek yang sukses, semua pemangku kepentingan proyek harus mengetahui dan memahami peran mereka dalam proyek. Merupakan tanggung jawab manajer proyek untuk mengkomunikasikan peran ini kepada pemangku kepentingan proyek.

a.       Manajer proyek (project manager) bertanggung jawab untuk mengelola ruang lingkup, jadwal, dan biaya proyek untuk mendukung harapan pemilik untuk keberhasilan penyelesaian proyek.

b.      Pemilik atau sponsor proyek (project owner / sponsor) harus merupakan direktur perusahaan atau pemimpin tingkat tinggi dari departemen yang merupakan pemangku kepentingan terbesar dalam proyek atau yang akan menerima manfaat terbesar dengan penyelesaian proyek yang berhasil.

c.       Anggota tim proyek (project team members) bertanggung jawab untuk memastikan bahwa:

·         Tanggung jawab tim diidentifikasi dan direncanakan secara akurat.

·         Sumber daya tersedia untuk mendukung anggaran dan jadwal.

·         Tersedianya informasi yang akurat untuk status proyek.

·         Membantu manajer proyek dalam penyelesaian masalah.

7.      Mengumpulkan tim inti proyek. Manajer proyek harus menentukan keterampilan apa yang dibutuhkan untuk mencapai kesuksesan proyek. Informasi yang digunakan untuk menentukan siapa saja tim proyek berasal dari meninjau kasus bisnis (business case), meninjau pelajaran (lesson learned) dari proyek sebelumnya, dan mengidentifikasi persyaratan proyek.

8.      Mengembangkan Struktur Perincian Kerja Tingkat Tinggi (high-level work breakdown structure/WBS). WBS tingkat tinggi harus dikembangkan oleh manajer proyek untuk memulai definisi ruang lingkup proyek. WBS adalah divisi hierarkis berorientasi produk dari elemen proyek yang mengatur, mendefinisikan, dan menetapkan ruang lingkup keseluruhan proyek. WBS ini akan mengidentifikasi semua hasil utama yang membentuk solusi total proyek.

9.      Penilaian risiko tingkat tinggi (high-level risk assessment). Selama fase ini, manajer proyek harus mulai mengidentifikasi risiko utama proyek. Setelah diidentifikasi, risiko utama proyek harus dimasukkan dalam Piagam Proyek tingkat tinggi (high-level Project Charter) yang diselesaikan selama fase ini. Beberapa contoh risiko tingkat tinggi: perubahan ruang lingkup atau persyaratan proyek, jadwal atau anggaran yang tidak realistis, kesalahan interpretasi, peran yang tidak jelas, staf yang tidak terampil, ketersediaan staf, kriteria sukses yang tak terdefinisi.

Risiko yang teridentifikasi akan dikelola ke dalam salah satu dari empat kategori berikut:

·         Penghindaran risiko (risk avoidance) dengan cara mengubah rencana proyek untuk menghilangkan risiko atau kondisi atau untuk melindungi tujuan proyek dari dampak risiko tersebut.

·         Pengalihan risiko (risk transfer) adalah upaya untuk mengalihkan dampak risiko kepada orang lain. Hal ini tidak menghilangkan risiko.

·         Penerimaan risiko (risk acceptance) adalah memahami risiko dan menerima dampak jika risiko itu terjadi. Sebagai contoh, manajer proyek menerima perpanjangan durasi proyek karena keterbatasan sumber daya.

·         Mitigasi risiko (risk mitigation) dengan mempersiapkan rencana mengenai tindakan yang harus diambil sebelum risiko terjadi untuk meminimalkan dampak potensial.

          Rencana kontingensi (contingency plan) untuk suatu risiko adalah mengidentifikasi langkah-langkah yang akan dicapai apabila strategi risiko diterapkan. Langkah-langkah tersebut akan dimasukkan dalam jadwal proyek dan baseline biaya.

10.  Mengembangkan perkiraan biaya. Manajer proyek dan manajer akun harus menyatakan perkiraan biaya secara akurat. Tim proyek harus memperkirakan waktu dan biaya pada tingkat terendah dari WBS tingkat tinggi (lowest level of the high-level WBS) berdasarkan proyek serupa yang telah selesai, jika tersedia, ditambah dengan lesson learned.

11.  Mengembangkan piagam proyek tingkat tinggi (high-level project charter). Tujuan dari Piagam Proyek adalah untuk memberikan definisi yang jelas dan konsisten tentang visi/misi, ruang lingkup dan tujuan proyek. Piagam proyek berisi visi/misi, identifikasi pemilik, ruang lingkup, tujuan, asumsi, kendala, waktu/milestone, biaya/anggaran, persyaratan kualitas, dan risiko utama proyek.

12.  Tinjauan bersama dan pengesahan oleh pemilik proyek. Manajer proyek bersama dengan pemilik proyek meninjau piagam proyek, WBS, dan penilaian risiko tingkat tinggi. Pemilik proyek akan memberikan izin kepada manajer proyek untuk melanjutkan ke tahap perencanaan untuk menyelesaikan piagam proyek.

B.     Fase Perencanaan 

      Tujuan dari fase perencanaan adalah untuk memulai proyek baru dan menetapkan rencana dan jadwal yang akurat. Infrastruktur yang dibangun selama fase perencanaan sangat penting untuk mengelola keberhasilan proyek secara efektif. Selama fase ini, tanggung jawab didelegasikan; komunikasi dan pelaporan yang diharapkan akan dikembangkan dan disajikan kepada tim proyek.

Langkah Proses

1.      Melakukan Rapat Perincian Rencana Tim Proyek dan Sesi Kerja. Manajer proyek akan mengadakan pertemuan perincian rencana proyek setelah tim proyek dibentuk. Tujuan utama dari pertemuan perincian rencana adalah untuk memperkenalkan proyek dan meminta tim proyek untuk melanjutkan pekerjaan menyelesaikan piagam proyek, yang telah dimulai sejak tahap penilaian peluang dan fase inisiasi.

2.      Mengembangkan Rincian WBS. Proses ini bertujuan untuk mengembangkan perincian WBS. Perincian ini akan menghasilkan dekomposisi lebih lanjut dari tujuan proyek menjadi hasil (deliverables) yang harus dicapai untuk berhasil menyelesaikan proyek.

3.      Mengembangkan Matriks Penanggung Jawab. Matriks Penanggung Jawab adalah matriks yang berisi deskripsi hasil (deliverables) dari WBS terperinci dengan masing-masing kode akun hasil (deliverables code of account) dan pemilik proyek atau orang yang bertanggung jawab untuk mengelola hasil tersebut. Matriks ini digunakan selama fase pelaksanaan dan pengendalian proyek untuk menemukan, melacak, dan menetapkan status untuk setiap hasil.

4.      Mengembangkan rencana komunikasi. Manajer proyek harus menjadi titik pusat komunikasi untuk semua pertukaran informasi proyek. Selama inisiasi proyek, penting untuk membangun jaringan komunikasi berdasarkan harapan pemilik proyek untuk mecapai kesuksesan proyek. Berikut adalah komponen dari rencana komunikasi :

·         Menetapkan teknologi komunikasi.

·         Mengembangkan struktur organisasi tim proyek.

·         Mengembangkan petunjuk proyek.

·         Mengembangkan matriks komunikasi.

·         Manajemen pertemuan/rapat.

·         Manajemen masalah dan tindak lanjut.

·         Pelaporan status/keadaan.

·         Mempersiapkan dokumentasi proyek.

5.      Penilaian risiko dan perencanaan manajemen

·    Identifikasi risiko dengan brainstorming kemungkinan ancaman proyek.

·    Penilaian kemungkinan terjadinya risiko dan potensi dampak yang akan ditimbulkan apabila risiko tersebut terjadi.

·    Mengembangkan rencana manajemen risiko terperinci, termasuk strategi mitigasi dan rencana kontigensi.

·    Memperoleh persetujuan atas rencana manajemen risiko dari pemilik proyek.

6.      Menentukan persyaratan keterampilan sumber daya manusia. Proyek yang sukses memerlukan tim yang didedikasikan untuk pencapaian suatu tujuan. Manajemen proyek terdiri dari:

·    Pemilik/sponsor proyek

·    Manajer proyek

·    Asisten manajer proyek

·    Project office

·    Tim proyek

7.      Menjadwalkan persiapan.

Penjadwalan persiapan proyek terdiri dari: menentukan kalender jadwal proyek, mengembangkan daftar tugas, memperkirakan upaya yang diperlukan, menentukan urutan penyelesaian tugas, dan sumber daya yang diperlukan.

8.      Mengembangkan perencanaan manajemen biaya. Manajer proyek bertanggung jawab untuk memantau biaya proyek terhadap perkembangan proyek dan mengidentifikasi komponen biaya proyek.

9.      Mengukur mutu. Rencana manajemen mutu menjelaskan bagaimana tim manajemen proyek akan menerapkan kebijakan mutunya. Audit mutu akan dilakukan secara berkala sepanjang siklus hidup proyek untuk memverifikasi proses dan prosedur patuh sesuai dengan rencana (in compliance). Pertemuan peninjauan mutu dapat dijadwalkan secara berkala untuk membuat penyesuaian perbaikan terhadap proyek.

10.  Manajemen pengadaan proyek. Manajer proyek bertanggung jawab untuk memperoleh barang dan jasa dari pemasok luar. Sehingga manajer proyek perlu membuat perencanaan pengadaan (procurement planning), perencanaan permintaan (solicitation planning), administrasi kontrak (contract administration), dan penutupan kontrak (contract close out).

11.  Mendapatkan Persetujuan Rencana Manajemen Komunikasi. Perlu ada pertemuan antara manajer proyek dengan pemilik proyek untuk meninjau dan menyetujui rencana manajemen komunikasi.

12.  Finalisasi piagam proyek. Setelah proposal awal dan perubahan ruang lingkup proyek disetujui oleh pemilik proyek, piagram proyek telah selesai dan ditandatangani oleh pemilik proyek.

13.  Melakukan tinjauan manajemen dengan pemilik proyek. Manajer proyek akan bertemu dengan pemilik proyek untuk meninjau piagam proyek yang telah selesai dan rencana proyek yang dikembangkan selama Fase Perencanaan. Pemilik proyek harus memberikan persetujuan untuk melanjutkan ke Fase Pelaksanaan dan Pengendalian.

14.  Mengembangkan Baseline. Baseline adalah rencana jadwal awal, anggaran, dan rencana proyek yang disetujui pemilik. Hal ini memungkinkan semua pemangku kepentingan untuk membandingkan data proyek sebenarnya dengan baseline untuk menentukan apakah proyek berada di jalur yang benar.

C.    Fase Pelaksanaan dan Pemantauan 

     Tujuan Penekanan dari fase pelaksanaan dan pemantauan adalah untuk memastikan bahwa setiap hasil proyek mencapai hasil yang diinginkan, dalam periode yang ditentukan, dalam biaya yang ditentukan, dan menggunakan sumber daya yang dialokasikan. 

Langkah Proses

1.      Mengikuti perkembangan proyek (tracking). Manajer proyek harus memiliki cara yang efektif untuk memantau kemajuan proyek dibandingkan dengan baseline. Agar tetap terlibat dalam semua fase proyek, manajer proyek akan menetapkan strategi peninjauan proyek rutin dan rencana komunikasi untuk memastikan kemajuan proyek terkini, akurat dan konsisten.

2.      Rapat status proyek (status meeting). Rapat status proyek harus diadakan oleh manajer proyek untuk meninjau jadwal dan selisih anggaran, fokus pada pencapaian jangka pendek, mengatasi masalah apa pun dan menetapkan tindak lanjut, serta mendapatkan dukungan untuk perubahan ruang lingkup atau strategi yang diperlukan.

3.      Manajemen perubahan (change management). Masalah-masalah yang muncul di sepanjang proyek dapat menyebabkan perubahan ruang lingkup proyek. Pengusul perubahan akan mengajukan formulir permintaan perubahan ruang lingkup (scope change request form) dan permintaannya dicatat pada catatan permintaan perubahan ruang lingkup (scope change request log). Selanjutnya, langkah manajemen perubahan yang dilakukan sebagai berikut:

a.       Mengevaluasi permintaan perubahan ruang lingkup.

b.      Menilai dampak dari perubahan ruang lingkup.

c.       Melaksanakan tindakan perbaikan.

d.      Meninjau status dengan pemilik proyek.

e.       Memperbarui rencana dan jadwal proyek.

4.      Mempertahankan mutu (maintaining quality). Anggota tim proyek dan ahli subjek masalah (subject matter expert’s/SME’s) akan memberikan laporan kepada manajer proyek mengenai kepatuhan atau ketidakpatuhan (compliance or noncompliance) terhadap rencana mutu atau ekspektasi, spesifikasi, dan prosedur mutu. Ketika mutu tidak dapat diterima, manajer proyek akan melakukan intervensi sesuai kebutuhan.

5.      Dokumentasi proyek (project documentation). Selama proyek berjalan, manajer proyek akan menghasilkan laporan yang berkaitan dengan masalah mutu dan kesesuaian. Di samping itu, manajer proyek juga akan mengembangkan lesson learned untuk ditempatkan di repositori.

6.      Memfasilitasi rapat tinjauan dengan eksekutif perusahaan (executive review meeting facilitation). Rapat/presentasi tinjauan eksekutif mungkin perlu dilakukan setiap bulan. Rapat ini merupakan salah satu cara paling informatif bagi manajemen tingkat tinggi perusahaan untuk meninjau kemajuan dan status keseluruhan program/proyek perusahaan.

7.      Memantau dan mengendalikan risiko proyek. Pengendalian risiko adalah proses terus-menerus memahami kondisi proyek dan mengembangkan pilihan-pilihan dan posisi mundur untuk memungkinkan alternatif solusi berisiko rendah. Memperbarui rencana manajemen risiko secara berkelanjutan merupakan langkah penting dalam penghindaran risiko dan pengendalian risiko.

8.      Mengelola dan menyelesaikan masalah sumber daya manusia. Karena sifat sementara dari proyek, anggota tim mungkin mengalami konflik dalam organisasi fungsional mereka dalam hal waktu, konflik pribadi di antara tim, dan konflik terkait dengan pertumbuhan industri yang luar biasa. Manajer proyek harus bekerja secara proaktif dengan tim proyek dalam upaya untuk menghindari konflik. Banyak konflik dapat dikurangi atau dihilangkan dengan komunikasi yang terus-menerus kepada anggota tim proyek mengenai tujuan-tujuan proyek.

9.      Menyesuaikan jadwal. Manajer proyek harus memperbarui alat penjadwalan dan rencana proyek mereka setiap minggu. Tujuannya adalah untuk memberikan informasi yang cukup dan akurat untuk membandingkan status proyek saat ini terhadap target yang direncanakan.

10.  Memproses proyek bermasalah. Proyek bermasalah adalah setiap proyek yang terlambat dari jadwal dan/atau melebihi anggaran dan/atau tidak memenuhi persyaratan pelanggan. Tujuan pertama dari memproses proyek bermasalah adalah memberikan panduan dalam mengidentifikasi gejala yang menunjukkan bahwa proyek sedang menuju, atau dalam masalah. Tujuan kedua adalah menguraikan proses untuk membawa proyek bermasalah kembali ke jalurnya.

11.  Memperoleh persetujuan dan penerimaan dari sponsor proyek sebelum ke fase berikutnya.

12.  Melakukan tinjauan proyek sementara dengan pemilik. Manajer proyek perlu mengatur pertemuan dengan pemilik proyek secara berkala untuk meninjau jadwal proyek, dokumen tracking, dan laporan secara rinci. Mengelola harapan sponsor proyek adalah aktivitas paling penting bagi manajer proyek. Saat proyek hampir selesai, semua masalah akan mulai muncul ke permukaan dan manajer proyek mungkin menyajikan berita buruk mengenai waktu, biaya, atau mutu. Jika harapan sponsor proyek telah dikelola dengan baik sepanjang siklus hidup proyek, maka penutupan proyek akan jauh lebih mudah.

D.    Fase Penutupan Proyek 

     Tujuan Sponsor proyek meninjau proyek dan seluruh pengujian telah selesai. Fase ini juga memastikan praktik terbaik (best practice) telah diketahui dan dapat dibagikan untuk proyek selanjutnya, serta mempraktikkan perbaikan berkelanjutan pada tim proyek maupun personal. 

Langkah Proses

1.      Administrasi penutupan proyek. Yang termasuk dalam proses ini adalah: menutup semua kontrak pengadaan, mencocokkan faktur pemasok dengan pembayaran, melakukan tinjauan kinerja untuk anggota tim proyek dan mendapatkan tanda tangan pemilik/sponsor proyek untuk mengonfirmasi penyelesaian proyek.

2.      Survei peserta proyek. Memperoleh umpan balik dari peserta proyek sangat penting untuk memastikan dan mengukur keberhasilan atau kegagalan proyek. Gunakan informasi terkumpul untuk merangkum seberapa baik proyek memenuhi tujuan dan harapan yang ditentukan dalam piagam proyek.

3.      Melakukan tinjauan pasca implementasi. Pertemuan pasca implementasi dan/atau dokumentasi studi kasus penting untuk menangkap lesson learned guna membantu mengarahkan proyek masa depan dari perangkap proyek bermasalah. Masukan pelanggan serta kesan anggota tim proyek dapat menjadi materi sumber daya yang berharga dalam pemahaman dan perbaikan proses manajemen proyek.

4.      Mengembangkan lesson learned. Manajer proyek bertanggung jawab untuk mengembangkan lesson learned untuk proyek dengan bantuan tim dan pemilik proyek. Ringkasan lengkap dari semua aktivitas penutup harus digunakan untuk mengembangkan ringkasan lesson learned yang komprehensif.

5.      Mengirim dokumentasi ke repositori (gudang). Setelah manajer proyek menyelesaikan penutupan proyek secara administratif dan mengembangkan lesson learned dari proyek, semua informasi proyek harus dikirim ke repositori untuk referensi di masa mendatang apabila diperlukan. Informasi ini akan digunakan pada proyek-proyek masa depan untuk membantu manajer proyek lain dan anggota tim dengan menghilangkan masalah yang pernah dihadapi sebelumnya.

6.      Menyelenggarakan perayaan proyek. Jika proyek telah berhasil, manajer proyek harus mengadakan perayaan untuk tim proyek. Perayaan bertujuan untuk menumbuhkan budaya berorientasi tim yang pada akhirnya mencapai kesuksesan pada proyek masa depan. Manajer proyek dapat mempertimbangkan untuk memberikan penghargaan kepada anggota tim proyek yang berprestasi

3.      PEMBAHASAN

3.1  Perbandingan Target PT Telkom Indonesia Tbk

      Hingga akhir tahun 2020, Telkom mengalami pertumbuhan pendapatan sebesar 0,7% menjadi Rp136.462 miliar dibandingkan dengan tahun periode pelaporan sebelumnya. EBITDA Telkom tercatat sebesar Rp72.080 miliar dan Laba Bersih sebesar Rp20.804 miliar. Kemudian, margin EBITDA dan margin Laba Bersih masing-masing tercatat sebesar 52,8% dan 15,2%.

      Dalam rangka merealisasikan strategi bisnis untuk memperkuat bisnis digital, Telkom menggunakan Rp29.436 miliar untuk belanja modal selama tahun 2020. Jumlah tersebut mencapai 21,6% dari total pendapatan.

Indikator	Realisasi Tahun 2020	Target pada Awal Tahun 2020
Pertumbuhan Pendapatan	Pendapatan tumbuh sebesar 0,7%.	Dengan dampak COVID-19, kami memperkirakan Perusahaan masih bisa mencetak sedikit pertumbuhan positif, dimana IndiHome kami yakini tumbuh double digit, segmen Mobile melalui Telkomsel akan mencetak pertumbuhan single digit, namun segmen Enterprise akan kembali mengalami tekanan.
Margin EBITDA dan Margin Net Income	Margin EBITDA naik menjadi 52,8% sedangkan Margin Net Income naik menjadi 15,2%.	Margin EBITDA dan Margin Net Income diproyeksikan sedikit menurun sejalan dengan pembangunan infrastruktur broadband, baik untuk mobile maupun seluler, disertai peningkatan porsi pendapatan dari bisnis digital
Belanja Modal	Realisasi belanja modal sebesar Rp29.436 miliar atau 21,6% dari pendapatan dengan fokus investasi pada infrastruktur bisnis digital.	Belanja modal direncanakan sekitar 25% dari pendapatan dengan fokus investasi pada infrastruktur bisnis digital.

 

3.2  Target atau Proyeksi PT Telkom Indonesia Tbk

          TelkomGroup saat ini terus berupaya mencapai pertumbuhan Perusahaan yang berkelanjutan sesuai dengan Framework 2021-2025 sebagai landasan strategi korporasi yang menekankan pada pengembangan tiga pilar utama, yaitu digital connectivity, digital platform, dan digital services. Ketiga pilar tersebut menjadi value proposition atau portfolio direction dengan didukung oleh tujuh pilar lainnya sebagai delivery direction. Ketujuh pilar tersebut yaitu optimalisasi portofolio, teknologi, organisasi, sinergi dan keunggulan operasional, individu dan budaya Perusahaan, inorganic, serta tata kelola.

          Pada tahun 2021, dengan pertumbuhan yang sangat baik, IndiHome sebagai salah satu produk dan layanan digital unggulan dapat meningkatkan kontribusinya pada pendapatan TelkomGroup. Ke depan, IndiHome diharapkan terus tumbuh dan menopang pendapatan dari produk dan layanan legacy TelkomGroup yang menurun seiring dengan transformasi masyarakat menuju digitalisasi. Dominasi Telkom dalam pasar seluler saat ini diharapkan mendukung hal tersebut.

          Dalam mewujudkan transformasi tersebut, TelkomGroup akan terus membangun infrastruktur broadband baik segmen seluler maupun segmen fixed-line. Dengan alokasi capital expenditure sekitar 24-27% dari pendapatan untuk infrastruktur pada tahun yang akan datang, TelkomGroup diharapkan dapat meningkatkan pemasaran, pendapatan, produksi, dan laba Perusahaan.

Indikator	Target Tahun 2021
Pertumbuhan Pendapatan	Dampak dari pandemi COVID-19 kami perkirakan masih akan memengaruhi Perusahaan terutama pada paruh pertama. Secara keseluruhan Perusahaan diharapkan dapat tumbuh positif pada kisaran low to mid single digit.
Margin EBITDA dan Margin Net Income	Margin EBITDA dan Margin Net Income diproyeksikan sedikit mengalami penurunan sejalan dengan penurunan bisnis legacy yang beralih ke bisnis digital.
Belanja Modal	Sekitar 24%-27% dari pendapatan kami rencanakan untuk belanja modal dengan fokus membangun infrastruktur bisnis digital.

 

3.3  Siklus Manajemen Proyek

A.    Fase Inisiasi 

Tujuan dari fase ini adalah untuk mengembangkan rencana dan penilaian risiko tingkat tinggi (high level plan and risk assessment) untuk proyek yang diusulkan dan menyiapkan informasi untuk portofolio menilai kelayakan strategis proyek.

Penilaian Risiko

·         Telkom memiliki beberapa pertimbangan dalam menyusun kebijakan akuntansi seperti Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK), Interpretasi Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (ISAK), International Accounting Standards (IAS), Undang-Undang yang terkait, dan perubahan lingkungan internal yang berdampak.

·         Telkom memiliki prinsip asersi keuangan dalam perencanaan ICOFR yang diperhatikan dengan baik oleh semua karyawan yang terkait.

·         Telkom mengelola risiko Perusahaan yang muncul baik internal maupun eksternal dengan mekanisme yang telah ditentukan.

·         Telkom juga menerapkan sistem pengendalian kebijakan anti fraud dan memiliki pencegahan potensi fraud.

B.     Fase Perencanaan

Di tahun 2021, Telkom telah mencanangkan Corporate Theme 2021 yaitu Strengthen Business Health and Accelerate Digital Transformation to Smartly Cope With Changing Customer Behaviour. Terdapat 3 program utama yang akan dijalankan yaitu:

1.      Accelerate transformation to lead in digital space and get stronger customer engagement, dimana perusa- haan akan mempercepat transformasi digital untuk mendapatkan keterlibatan customer yang lebih kuat.

2.      Drive cost leadership and CAPEX efficiency underpinned by innovative operating model, dimana Perusahaan akan terus berinovasi untuk menekan biaya maupun CAPEX dengan tetap menjaga efektivitas dan efisiensi usaha.

3.      Leverage and unlock group potential to increase cor- porate value, untuk mendorong anak-anak usaha Tel- komGroup untuk selalu meningkatkan valuasinya den- gan melakukan go public atau mencari mitra strategis.

    Perusahaan berkomitmen untuk menjalankan 3 program utama di atas dengan harapan didukung oleh kondisi perekonomian yang berangsur membaik di tahun 2021, meskipun dampak pandemi mungkin masih berlanjut untuk sementara waktu. Telkom berharap dapat mempercepat transformasi menjadi digital telco company pilihan masyarakat dan dapat memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik yang pada akhirnya mendukung terciptanya nilai Perusahaan yang lebih baik.

C.    Fase Pelaksanaan dan Pemantauan 

    Dalam pelaksanaannya SPI yang diterapkan Telkom sejalan dengan Internal Control-Integrated Framework 2013 dari The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). Salah satu upaya Telkom untuk menjalankan kerangka tersebut yaitu komitmen untuk selalu memastikan bahwa kebijakan, kepatuhan Perusahaan dan seluruh aktivitas bisnis dilakukan sesuai.

Kelima komponen tersebut telah diterapkan dan diaplikasikan ke dalam kebijakan-kebijakan Telkom, di antaranya sebagai berikut:

Penerapan Pengendalian Internal Di Telkom

Lingkungan Pengendalian

·         Telkom berkomitmen terhadap integritas dan nilai-nilai etis dengan membangun dan menetapkan budaya Perusahaan sebagai panduan bagi para pemegang peran utama dalam membangun pola kepemimpinan dan memperkuat sinergi organisasi, sebagai mesin pertumbuhan ekonomi, akselerator kesejahteraan sosial, penyedia lapangan kerja, dan penyedia talenta high performing culture. Telkom menjamin sustainability competitive growth berupa pencapaian kinerja unggul jangka panjang. Core Values AKHLAK (Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif) merupakan nilai utama sumber daya manusia BUMN yang harus diadopsi oleh TelkomGroup agar setiap sumber daya TelkomGroup mengetahui, mengimplementasikan, dan menginternalisasikan secara sungguh-sungguh, konsisten, dan konsekuen, sehingga melahirkan perilaku keseharian yang membentuk budaya kerja TelkomGroup yang selaras dengan Core Values BUMN.

·         Telkom memastikan efektivitas penyelenggaraan aktivitas Internal Audit yang dilaksanakan dengan mengimplementasikan prasyarat SOA 302/404 dan dikelola dengan pendekatan risk based audit. Telkom juga memastikan terselenggaranya koordinasi dan kerja sama yang efektif dengan pihak internal maupun pihak eksternal, serta risiko bisnis pada seluruh aktivitas bisnis telah dikelola secara memadai dengan sistem internal control.

·         Telkom memiliki Direktori Kompetensi yang menetapkan kebutuhan kompetensi Perusahaan. Salah satunya yaitu Stream Finance yang meliputi kompetensi Corporate Finance dengan sub area kompetensi Capital Structure dan Working Capital Management (Treasury Management). Kemudian, Accounting dengan sub area kompetensi Financial Accounting, Management Accounting dan Corporate Tax. Kebijakan pengembangan kompetensi ditujukan untuk menciptakan karyawan yang unggul, berkualitas global, dan berdaya saing tinggi.

 Penilaian Risiko

·         Telkom memiliki beberapa pertimbangan dalam menyusun kebijakan akuntansi seperti Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK), Interpretasi Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (ISAK), International Accounting Standards (IAS), Undang-Undang yang terkait, dan perubahan lingkungan internal yang berdampak.

·         Telkom memiliki prinsip asersi keuangan dalam perencanaan ICOFR yang diperhatikan dengan baik oleh semua karyawan yang terkait.

·         Telkom mengelola risiko Perusahaan yang muncul baik internal maupun eksternal dengan mekanisme yang telah ditentukan.

·         Telkom juga menerapkan sistem pengendalian kebijakan anti fraud dan memiliki pencegahan potensi fraud.

Aktivitas Pengendalian

·         Telkom menetapkan BPO (Business Process Owner) dan AO (Application Owner) yang memiliki tugas dan tanggung jawab terkait ICOFR.

·         Kaidah penentuan risiko dan pengendalian internal mengacu pada kebijakan ICOFR yang terdiri dari segregation of duties, penentuan risiko, dan penentuan pengendalian internal.

·         Telkom memiliki pedoman penerapan sekuriti sistem informasi yang selaras dengan kebutuhan Perusahaan dan dapat dilaksanakan secara berkesinambungan.

Informasi dan Komunikasi.

·         Telkom memiliki kebijakan akuntansi yang diterapkan berdasarkan Standar Akuntansi Keuangan di Indonesia dan IFRS, yang diuraikan berdasarkan prinsip-prinsip akuntansi dan penerapan, termasuk informasi atau data yang terkait dalam proses dan pengungkapan pelaporan keuangan, serta mengatur tentang komponen laporan keuangan konsolidasian.

·         Telkom memiliki kebijakan teknologi informasi yang memberikan kerangka acuan bagi setiap proses maupun unit yang terkait dengan penyelenggaraan TI Perusahaan dalam penyusunan dan penetapan petunjuk pelaksanaan dan prosedur. Ruang lingkup peraturan TI di Perusahaan Telkom mencakup aspek TI governance dan TI management.

Aktivitas Pemantauan

·         Telkom memiliki Internal Audit Charter yang mencakup persyaratan auditor di unit Internal Audit, yaitu memiliki integritas dan perilaku yang profesional, pengetahuan tentang risiko dan pengendalian yang penting di bidang teknologi informasi, pengetahuan tentang peraturan perundang-undangan di bidang Pasar Modal.

·         CEO Telkom senantiasa meningkatkan awareness dari management terkait audit maupun change management dalam bentuk CEO Notes dan menetapkan Integrated Audit, serta membentuk Probis IFRS.

     Untuk meningkatkan kualitas Sistem Pengendalian Internal, Telkom rutin melakukan penilaian terkait penerapan SPI dalam Perusahaan. Pada tahun 2020, Telkom telah melakukan penilaian atas pelaksanaan SPI. Proses penilaian ini sejalan dengan Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara Pasal 26 Ayat 2 Tahun 2011 mengenai Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (GCG) Pada BUMN. Hasil penilaian SPI menyatakan bahwa efektivitas Sistem Pengendalian Internal Telkom adalah Efektif.  

D.    Fase Penutupan Proyek

    Tujuan Sponsor proyek meninjau proyek dan seluruh pengujian telah selesai. Fase ini juga memastikan praktik terbaik (best practice) telah diketahui dan dapat dibagikan untuk proyek selanjutnya, serta mempraktikkan perbaikan berkelanjutan pada tim proyek maupun personal. 

Sepanjang tahun 2020, Komite Evaluasi dan Monitoring Perencanaan dan Risiko (KEMPR) Telkom telah melakukan berbagai kegiatan yang terdiri dari:

1.      Rencana Jangka Panjang Perseroan (RJPP) dan Corporate Strategic Scenario (CSS)

a.       Evaluasi RJPP dan CSS 2020-2024

·         Penguatan kapabilitas dalam rangka menahan penurunan legacy business dan meningkatkan kinerja digital business.

·         Revitalisasi portofolio bisnis dalam rangka adopsi digital business.

·         Koordinasi dan sinergi TelkomGroup terkait pengembangan digital business.

b.      Penyusunan CSS 2021-2025 Fokus KEMPR dalam penyusunan CSS 2021-2025 antara lain mengenai:

·         Transformasi organisasi dan bisnis untuk mendukung bisnis digital Perseroan.

·         Penajaman strategi tiga pilar bisnis digital yaitu digital connectivity, digital platform dan digital service. • Penguatan orkestrasi dalam TelkomGroup untuk membangun digital business ecosystem.

·         Mengkaji peluang unlock value pada portfolio bisnis yang potensial.

2.      Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan, serta Belanja Modal

a.       Fokus Pemantauan RKAP dan Belanja Modal 2020

·         Menjaga sustainability bisnis Perseroan di tengah pandemi COVID-19.

·         Peningkatan kinerja Anak Perusahaan termasuk turn-around kinerja Anak Perusahaan yang bermasalah.

·         Peningkatan efisiensi dan efektivitas capex serta meningkatkan pemanfaatan capex untuk mendukung peluang-peluang bisnis baru yang muncul seiring dengan pandemi COVID-19.

b.      Evaluasi Usulan RKAP dan Belanja Modal 2021 Evaluasi usulan RKAP dan belanja modal tahun 2021 antara lain mengenai:

·         Peningkatan penetrasi, quality of sales dan customer experience pada bisnis IndiHome.

·         Pemanfaatan peluang-peluang bisnis digital terutama pada lingkup bisnis enterprise.

·         Optimalisasi pemanfaatan capex dalam mendukung digital business transformation dengan tetap memperhatikan capex healthiness dan profitability.

3.      Manajemen Risiko Perseroan (Enterprise Risk Management/ ERM) Berdasarkan pemantauan atas profil risiko Perseroan, terdapat tiga hal yang mendapatkan perhatian, yaitu:

a.       Implementasi Manajemen risiko baik pada lingkup Perusahaan maupun pada proyek-proyek strategis.

b.      Peningkatan kapasitas dan kompetensi organisasi pengelola ERM di Perseroan.

c.       Peningkatan kualitas implementasi ERM pada Anak- Anak Perusahaan.

4.      Tindakan Tertentu Direksi yang Memerlukan Persetujuan Dewan Komisaris

          Selama tahun 2020 KEMPR telah membantu Dewan Komisaris dalam menelaah usulan-usulan rencana strategis yang disampaikan oleh Direksi, diantaranya project-project sebagai berikut: Golden, MDI 500, Tiger, Reunion, dan Subsidiary Streamlining.

 

4.      KESIMPULAN

            Manajemen Proyek (project management) adalah proses pencapaian tujuan proyek (dalam hal jadwal, anggaran, dan kinerja) melalui serangkaian aktivitas yang dimulai dan diakhiri pada waktu tertentu dan memberikan hasil (deliverables) yang dapat diukur dan memenuhi syarat. Berikut adalah fase dari siklus hidup manajemen proyek seperti yang dijelaskan oleh PMBOK: Fase Inisiasi (initiation), Fase Perencanaan (planning), Fase Pelaksanan (execution), Fase Pengendalian (controlling), dan Fase Penutupan (closing).

            TelkomGroup saat ini terus berupaya mencapai pertumbuhan Perusahaan yang berkelanjutan sesuai dengan Framework 2021-2025 sebagai landasan strategi korporasi yang menekankan pada pengembangan tiga pilar utama, yaitu digital connectivity, digital platform, dan digital services. Ketiga pilar tersebut menjadi value proposition atau portfolio direction dengan didukung oleh tujuh pilar lainnya sebagai delivery direction. Ketujuh pilar tersebut yaitu optimalisasi portofolio, teknologi, organisasi, sinergi dan keunggulan operasional, individu dan budaya Perusahaan, inorganic, serta tata kelola.

 

 

 

           

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Manajemen Proyek PT Telkom Indonesia Tbk. (t.thn.). Dipetik Oktober 2021, dari repository.telkomuniversity.ac.id: https://repository.telkomuniversity.ac.id/pustaka/files/146201/bab1/perancangan-quality-metric-untuk-control-quality-menggunakan-metode-internal-control-pada-proyek-revitalisasi-fiber-termination-management-ftm-pt-telkom-indonesia.pdf

Gie. (2020, Februari 24). Manajemen Proyek : Pengertian, Tujuan, Sasaran, Ruang Lingkup, dan Contohnya. Dipetik Oktober 2021, dari accurate.id: https://accurate.id/marketing-manajemen/pengertian-manajemen-proyek/

Edisi Proyek, Manajemen Proyek dan 6 Prinsipnya. (2021, Agustus 3). Dipetik Oktober 2021, dari tomps.id: https://tomps.id/definisi-proyek-manajemen-proyek-dan-6-prinsipnya/

Putra, Y. M., (2021). Manajemen Proyek. Modul Kuliah Manajemen Proses Bisnis. Jakarta: FEB-Universitas Mercu Buana.

Vidianto, A. S., & Haji, W. H. (2020). Sistem Informasi Manajemen Proyek Berbasis Kanban (Studi Kasus: PT. XYZ). Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer (JTIIK), 7(2).

Darmawan, D., & Ratnasari, A. (2020). Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Proyek Berbasis Web Pada PT Seatech Infosys. Jurnal Sisfokom (Sistem Informasi dan Komputer), 9(3), 365-372.

Nugroho, A., & Kusumah, L.H. (2021). Analisis Pelaksanaan Quality Control untuk Mengurangi Defect Produk di Perusahaan Pengolahan Daging Sapi Wagyu dengan Pendekatan Six Sigma. Jurnal Manajemen Teknologi 20 (1), 56-78.

Saryanto, S., Purba, H., & Trimarjoko, A. (2020). Improve quality remanufacturing welding and machining process in Indonesia using six sigma methods. J. Eur. SystèMes Autom, 53, 377-384.